Sibyl Von Der Schulenburg, autrice del nuovo saggio International Business Etiquette

Prendere un biglietto da visita con una mano sola, afferrare un documento con la mano sinistra o ancora mostrare un tatuaggio, in alcune parti del mondo, possono compromettere l’esito di un incontro di lavoro oppure di un colloquio di selezione perché considerati atteggiamenti, azioni e comportamenti poco rispettosi, se non addirittura proibiti.

Benché la globalizzazione sia passando di moda, i viaggi d’affari sono ripartiti. E senza neppure bisogno di muoverci dall’ufficio (o da casa): in questo new normal (si fa per dire) sempre più globalizzato e iperconnesso – all’interno del quale la tecnologia può accorciare le distanze delle persone – non è più così inusuale trovarsi ad interagire con professionisti che lavorano dall’altra parte del mondo e che appartengono a culture profondamente diverse dalla nostra. Si tratta di una grandissima opportunità personale e professionale, ma è indispensabile essere ben preparati per non commettere errori e compromettere una trattativa sul nascere perché, non dimentichiamolo, non c’è mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione. Anche perché la prima impressione è quella che conta… e che lascia immancabilmente tracce indelebili.

«Spesso – precisa Sibyl von der Schulenburg, autrice del nuovo saggio International Business Etiquette, edito da Golem Edizioni – tendiamo a sottovalutare la cultura e le abitudini delle persone che incontriamo, dal vivo o virtualmente, per lavoro. Alcuni comportamenti o atteggiamenti errati, però, rischiano di compromettere una trattativa commerciale o l’esito di un colloquio di selezione perché non consoni ai costumi di un certo paese. Nel corso della mia carriera ho viaggiato tra Oriente e Occidente e ho rilevato una serie di differenze (a volte quasi impercettibili, a volte abissali) che non possono essere trascurate, se non si vuole correre il rischio di veder sfumare un affare. Così come tutte le competenze, anche il galateo degli affari si può apprendere, occorre soltanto avere a disposizione gli strumenti giusti per farlo».

Conoscere le abitudini e le regole per superare le differenze culturali. L’intelligenza interculturale è la chiave per non commettere errori imperdonabili quando si interagisce con culture differenti. Avere a disposizione un mercato potenzialmente globale è certamente una grandissima opportunità, ma sapere come comportarsi nelle diverse situazioni può rappresentare un grande vantaggio, soprattutto nel corso dei primi incontri, favorendo la creazione di rapporti di collaborazione e fiducia, indispensabili per il successo del business. «All’interno del saggio – sottolinea Sibyl von der Schulenburg – racconto l’origine della definizione di business etiquette, approfondisco i concetti di hard e soft skill, sempre più centrali nella scelta di un candidato, e spiego come si crea la famosa prima impressione in ciascuno di noi. Affronto, poi, i vari aspetti del saluto, dell’abbigliamento, del linguaggio, del business talk o degli incontri a tavola, nelle sale riunioni o nei campi da golf. Ho raccolto in queste pagine tutta la mia esperienza professionale per dare consigli pratici, senza cadere però in un banale elenco di cosa fare e cosa non fare».

L’arte di fare business (anche) a tavola

«Gli incontri con finalità di business – spiega Sibyl von der Schulenburg – si possono fare a colazione, pranzo e cena ma ognuno ha le sue peculiarità e richiede qualche attenzione quanto a etichetta: in alcuni Paesi, infatti, non si tratta solo di scegliere la giusta forchetta o dove mettere il piattino del pane, ci sono errori che vengono considerati veri e propri insulti». In Cina, ad esempio, si deve sempre versare da bere ai propri vicini e mai a sé stessi e bisogna ricordarsi di lasciare qualcosa nei piatti per evitare che l’ospitante si senta in dovere di ordinare altro cibo. In Giappone, invece, meglio evitare di lasciare le bacchette nel piatto perché questo gesto è considerato un riferimento al rito funerario. Attenzione, poi, al brindisi, perché la gaffe è dietro l’angolo: dire “cin cin” è come riferirsi all’organo genitale maschile. Negli Stati Uniti, invece, sono molto apprezzati gli incontri a pranzo perché la sera si preferisce rimanere in famiglia, mentre in Giappone è il contrario: per molti il pranzo rappresenta un momento di relax, durante il quale non si vuole essere disturbati.

E le mani? Negli Stati Uniti si usa tenere la sinistra sotto al tavolo quando non serve, mentre nei paesi islamici si mangia solo con la destra perché, come abbiamo visto, la mano sinistra è quella proibita.

La netiquette dell’ipermondo

Anche gli incontri di lavoro online. Gli incontri professionali on line richiedono l’applicazione della business etiquette: sono sempre più frequenti perché il nostro ambiente di lavoro si è esteso a quello virtuale e siamo sempre più netizen, cittadini della rete internet. Ma se il Covid-19 ci ha insegnato a usare le piattaforme che offrono la possibilità di incontri virtuali video, nessuno ci ha insegnato il galateo da applicare. Ed è proprio per questo che possono sorgere grossi problemi.

«Tutto ciò che passa dal web – aggiunge l’autrice – dovrebbe rispettare quella che viene chiamata netiquette, l’etichetta del network. Si tratta del galateo applicabile ai rapporti di chi usa una rete di comunicazione. Sino a poco tempo fa ci si focalizzava su scrittura e immagini (mail, social, presentazioni), tutti spazi nei quali è importante rispettare regole di sintassi, composizione e grafica per evitare interpretazioni errate: niente caratteri maiuscoli, dunque, perché equivale a gridare, niente slang o altre parole poco comprensibili e, ovviamente, niente insulti. Con l’avvento delle emoticon e il loro continuo moltiplicarsi è venuto a crearsi un nuovo linguaggio che avrebbe bisogno di un manuale d’uso continuamente aggiornato poiché a molti sfugge il vero significato di certe faccine. Anche in questo caso, meglio ridurre al minimo quando si interagisce per affari».

Nell’ipermondo del business internazionale è bene, o perlomeno cortese, osservare le regole culturali della persona che vediamo sullo schermo del nostro pc. Valgono quasi tutte le regole generali che si applicano in ogni incontro, con qualche variazione relativa all’ambientazione. A partire dall’abbigliamento formale: ricordiamo tutti il caso di Luke Flanagan, vero? E per chi si fosse sintonizzato soltanto ora, ricordiamolo: durante il lockdown, l’europarlamentare irlandese si presentò in videoconferenzza in camicia regolamentare e… mutande. Niente collegamenti dalla spiaggia, poi, o camminando per strada (magari con gli occhiali da sole) e luci adeguate.

La conversazione “rompighiaccio”

La pratichiamo tutti i giorni (e qualcuno di noi lo fa più di altri): la conversazione leggera, lo scambio di parole non impegnativo. In alcune culture, come ad esempio in Usa, dove si scambiano battute con qualsiasi persona si incontri più di una volta o anche con estranei, è più diffusa, mentre in altre ci si chiude a riccio e si cerca di evitare lo sguardo di chi si incontra ma poi… arriva sempre il momento in cui si deve dire qualcosa e allora, di cosa si parla?

Dopo le strette di mano e gli scambi dei biglietti da visita, si passa solitamente al rituale dello small-talk, un breve scambio che precede il business talk. La prima domanda è relativa a chi abbia il diritto (o il dovere) di iniziare la chiacchierata e la risposta è semplice: il padrone di casa. A differenza di quanto si possa pensare, questo tempo non è sprecato, anzi. Se ben gestito, è un momento prezioso perché è la fase in cui, in genere, si crea un legame tra le parti.

E dunque, quali temi affrontare? E da quali è meglio tenersi a distanza di sicurezza? Soprattutto agli inizi, è meglio non toccare argomenti personali e quelli che possano apparire scomodi per loro natura, come ad esempio politica o religione. Meglio optare, quindi, per argomenti che possono essere considerati banali come il viaggio, il cibo, lo sport o il meteo. Essere banali, in questo caso, può essere la scelta vincente che aiuterà ad evitare spiacevoli scivoloni, come chiedere – ad esempio – a una persona di cultura araba informazioni sulla salute della propria moglie.