Una cliente chiede la felpa blu in taglia M, il tuo foglio Excel ne segna due in giacenza e sullo scaffale non ce n’è nemmeno una. Le due felpe erano uscite la settimana prima con un cambio taglia mai registrato.
Se hai un negozio, un laboratorio artigiano o un piccolo e-commerce, una buona gestione magazzino serve a evitare sviste così e ad accorgerti per tempo del giorno in cui il foglio di calcolo smette di stare dietro alla merce.
Carichi, scarichi e DDT: dove si perde il conto
Ogni magazzino, anche il retrobottega di una merceria, vive di due movimenti: il carico, quando la merce entra, e lo scarico, quando esce per una vendita, un reso al fornitore o un campione lasciato a un cliente. La giacenza che leggi sul tuo file è soltanto la differenza fra i due, calcolata sui movimenti che qualcuno si è ricordato di registrare.
Il momento più fragile è l’arrivo delle merci. Insieme ai colli il tuo fornitore consegna il DDT, il documento di trasporto che elenca articoli e quantità, e il carico va registrato solo dopo aver aperto le scatole e contato che cosa c’è davvero. Se manca qualcosa, la differenza va segnalata subito: dopo una settimana nessuno ricorda più chi ha aperto il pacco.
Le differenze fra file e scaffale nascono spesso proprio da quei movimenti dimenticati: il cambio taglia fatto al banco, il pezzo rotto buttato via, la merce prelevata per allestire una vetrina o per il laboratorio. Uno alla volta pesano poco. Accumulati per mesi, rendono inaffidabile proprio il numero su cui ti basi per decidere quanto riordinare e quando.
La scorta minima è il più semplice dei metodi di gestione delle scorte, e in una piccola impresa anche quello che rende di più. Ogni articolo che vende con regolarità ha una soglia sotto la quale parte il riordino, e per calcolarla ti servono due numeri: i giorni che il fornitore impiega a consegnare e quanto vendi in media in quei giorni. Chi lavora con merce deperibile aggiunge la regola di vendere per prima quella arrivata per prima.
Gestire varianti, lotti e seriali oltre il foglio Excel
Finché hai qualche decina di articoli e a registrare è una persona sola, un foglio Excel tenuto con cura regge bene. Il quadro cambia con le varianti: una maglia in cinque taglie e sei colori diventa trenta righe, ciascuna con la sua giacenza, e ogni vendita va scaricata sulla combinazione giusta, altrimenti il modello risulta disponibile mentre la taglia richiesta è finita da giorni.
Poi ci sono lotti e numeri di serie. Se vendi alimentari, cosmetici o integratori ti serve sapere quale lotto hai venduto e quando scade quello ancora a scaffale, mentre chi tratta elettronica o attrezzi segue il singolo pezzo per garanzie e riparazioni.
Queste informazioni, in un foglio di calcolo, finiscono in colonne aggiunte a mano, che nessuno filtra finché non arriva il richiamo di un produttore o un cliente con lo scontrino sul bancone.
Un file salvato sul computer dell’ufficio lo aggiorna solo chi è seduto lì, e quando sei in trasferta non puoi nemmeno aprirlo. Il commesso in negozio e chi prepara le spedizioni dell’e-commerce lavorano su copie diverse o aspettano la sera. Appena le versioni diventano due, i numeri smettono di coincidere proprio nei giorni di maggior lavoro.
Quando varianti, lotti e più persone al lavoro arrivano tutti insieme, ti conviene spostare il magazzino in un programma che tenga collegati giacenze e documenti di vendita. Un esempio è Easyfatt Cloud, che porta nel browser il gestionale per piccole e medie imprese di diversi settori produttivi e commerciali: lo apri da qualsiasi PC connesso a internet, senza installazioni e senza vincoli di postazione.
Easyfatt Cloud gestisce movimentazioni di magazzino, DDT, taglie e colori, lotti, seriali e distinta base. Con la versione cloud il magazziniere lavora direttamente dall’area di carico e scarico, mentre tu controlli le scorte in tempo reale.
I piani sono di diversi livelli, pensati per un’azienda che cresce: la gestione del magazzino c’è già nel primo, mentre funzioni come varianti, tracciabilità ed e-commerce arrivano con quelli successivi, e il più completo è pensato per più persone al lavoro, fino a cinque postazioni.
I controlli sul magazzino durante l’anno
Nessun programma sostituisce la conta fisica, però puoi renderla meno pesante. L’inventario completo, quello per cui si abbassa la serranda per una giornata, di solito si fa a fine anno. La conta a rotazione funziona meglio nei mesi in mezzo: ogni settimana controlli una sola famiglia di articoli, per esempio gli accessori o i ricambi, e correggi subito le differenze che trovi.
Da dove cominciare la rotazione? Dagli articoli che vendi di più e da quelli che costano cari, perché un errore su di loro pesa sul riordino e sul margine molto più di una svista sulla minuteria. È la logica della classificazione ABC, che divide il catalogo in fasce di importanza e ti dice dove concentrare i controlli.
Fa differenza anche il momento in cui registri: ogni movimento va segnato quando avviene, resi e merce danneggiata compresi, e non a fine giornata, quando la memoria ha già fatto la sua selezione. Le etichette con codice a barre ti aiutano a rendere il carico più efficiente: con un lettore collegato un collo si registra in pochi secondi e sparisce l’errore di battitura sul codice articolo.
Se vendi sia in negozio sia online hai un problema in più: la stessa giacenza serve due vetrine. Quando il negozio online non riceve le quantità aggiornate, l’ultimo pezzo può essere venduto due volte nello stesso pomeriggio, e a quel punto ti tocca scrivere al cliente per annullare l’ordine, con il rimborso da gestire e una recensione negativa da mettere in conto.
Se produci, anche in piccolo, ti serve la distinta base, cioè l’elenco dei componenti e delle quantità necessarie per ogni prodotto finito. Una volta registrata, quando chiudi una commessa sai esattamente quali materie prime togliere dal magazzino e quali riordinare, invece di scoprirlo il giorno in cui un ordine resta fermo per un pezzo mancante.
Prima del passaggio, metti in ordine i dati
Un programma nuovo lavora sui dati che gli dai, e se l’anagrafica è disordinata riporta lo stesso disordine in ogni documento. Prima di importare qualsiasi cosa, sistema la tua anagrafica articoli: un codice univoco per ogni variante, descrizioni scritte sempre allo stesso modo e un’unità di misura coerente, perché «pz», «pezzi» e «n.» nella stessa colonna diventano tre unità diverse per qualsiasi programma.
Fai una conta completa il giorno prima del passaggio e carica quelle quantità come giacenza iniziale: partire dai numeri del vecchio file vorrebbe dire trasferire nel nuovo strumento gli errori accumulati in anni di registrazioni saltate. Decidi anche chi registra che cosa, con nomi e turni, e nelle prime settimane confronta ogni sera le vendite con i movimenti di magazzino.
Un magazzino affidabile dipende da registrazioni fatte nel momento giusto, da un’anagrafica pulita e da uno strumento capace di seguire varianti e lotti mentre più persone ci lavorano insieme. Quando confronterai programmi e piani, parti da tre conti: quanti articoli gestisci, quante combinazioni di taglia e colore vendi davvero e quante persone registrano i movimenti, perché sono questi numeri a dirti se il foglio Excel ti basta ancora.
