Tra vecchie ansie di budget e nuove ambizioni digitali, il procurement per le Pmi italiane, attività aziendale spesso abituata a convivere con la sindrome della “coperta corta”, vive una fase di trasformazione radicale. Lo scenario che emerge dalle ultime survey RS Italia e Adaci, sviluppate insieme all’Università Europea di Roma e restituito con dovizia di dati nelle recenti pubblicazioni specialistiche, mostra le Pmi alle prese con la metamorfosi degli acquisti Mro (Maintenance, Repair and Operations): da voce di spesa “onnivora” e spesso trascurata a leva gestionale sempre più evoluta, capace di generare efficienza e persino un pizzico di sostenibilità ambientale.
Nel campione 2025, le piccole e medie imprese rappresentano quel corpo centrale del tessuto produttivo italiano che, per non restare schiacciato tra urgenze e seccature operative, punta in modo massiccio su digitalizzazione e professionalizzazione dell’ufficio acquisti. La svolta non è solo quantitativa: il 74% delle aziende individua nella digitalizzazione del processo d’acquisto la priorità assoluta, mentre il 67% vede nell’ufficio acquisti il vero regista degli approvvigionamenti. Si badi bene, non si tratta di piccole accortezze informatiche, bensì di una “rivoluzione copernicana”, come annota con sottile ironia Massimiliano Rottoli, Managing Director di RS Italia: «Gli acquisti Mro non sono più percepiti come un’attività puramente amministrativa, ma stanno assumendo i tratti di un processo maturo e strutturato. Finalmente, aggiungerei!».
Di fatto, il procurement Pmi resta una disciplina in cui vince chi sa schivare ostacoli cronici. Il 72% del campione segnala la riduzione dei budget operativi e il 61% quella dei budget Mro. La quantificazione dei fabbisogni, dettaglio banale solo in apparenza, viene ostacolata da una selva di codici prodotto (71%), da continue emergenze come rotture e fermi macchina (55%) e da trasversali difficoltà di dialogo tra reparti e uffici (ancora 55%). Per non parlare della razionalizzazione della spesa frenata da procedure traballanti (57%) e da un’eterogeneità degli asset che farebbe impallidire qualsiasi catalogatore del caos. In questo mare mosso, risuona chiaro il mantra della tripla azione: digitalizzare i processi (74%), razionalizzare la base fornitori (64%) e investire sul capitale umano degli acquisti (58%). Un modello che, come sottolinea Fabrizio Santini, presidente di Adaci, «prende definitivamente le distanze dal passato, guidando una metamorfosi che poggia sulla formazione continua e sulla costruzione di competenze diffuse, veri anticorpi contro le complessità del futuro».
Così, il procurement delle Pmi non è più un regno di approssimazione e “mano libera alla spesa spot”: il 59% utilizza i fabbisogni generati dai sistemi informativi aziendali, il 56% si affida allo storico ordini e il 46% analizza i rendiconti e le carte di controllo. Tuttavia, il 42% continua a navigare a vista, affidandosi ancora a stime ed esperienze più che a metodi strutturati, a conferma che la trasformazione digitale è un viaggio più che una destinazione.
Una nota di colore: permane tra le Pmi un certo feticismo del prezzo. L’81% delle aziende stipula accordi di lungo periodo per gli Mro, ma il 72% di questi si basa ancora sul prezzo. Il 62% mette i fornitori in concorrenza serrata, mentre solo il 26% si affida a un fornitore unico, a testimonianza che, quando si tratta di acquisti, la monogamia industriale sembra ancora poco di moda.
Le gare d’appalto restano la modalità regina per ben due terzi delle imprese; la durata dei contratti rimane corta: il 31% sono annuali, solo il 22% biennali e appena il 4,5% supera i cinque anni. Le gare sono amate, dicono gli interpellati, perché aiutano a razionalizzare il portafoglio fornitori (66%) e generano risparmi (58%), pur coprendo solo la metà dei fabbisogni.
Ecco allora la digitalizzazione come “boetta di salvataggio”, che però non sempre fluttua in acque libere: il 73% usa software gestionali integrati, il 60% piattaforme di e-procurement, ma solo il 17% si è lanciato nell’Industrial IoT e meno di un quinto utilizza cloud o intelligenza artificiale per ottimizzare i flussi. C’è chi ancora teme i costi d’implementazione (45%) o si scontra con assetti organizzativi ancorati alla preistoria, tanto che nel 64% dei casi manca ancora un investimento davvero strategico sulla digitalizzazione.
Ironizzando, se la carta (“fatturazione digitale, 77%”) pare destinata all’estinzione, il “catalogo digitale aggiornato” resta ancora un miraggio per metà delle Pmi. Tuttavia, è chiaro che la digitalizzazione è la chiave di volta: «Solo un investimento strategico può liberare tutto il potenziale del procurement e rendere le imprese più agili e resilienti», afferma convinto Massimiliano Rottoli.
Al di là dei sogni futuri, il procurement Pmi ha imparato, spesso a proprie spese, l’equilibrismo tra efficienza e sostenibilità. Il 55% dei player preferisce fornitori certificati e responsabili, il 64% privilegia packaging sostenibili e locali, il 54% la fornitura green da rinnovabili. Ben il 67% considera il consolidamento degli ordini per ridurre le spedizioni, mentre il 70% cerca partner in grado di erogare servizi a valore aggiunto.
Uno dei pochi strumenti realmente collaborativi in grado di spezzare la routine delle urgenze è il Vendor-Managed Inventory, che permette il riassortimento automatico delle scorte sotto il controllo dei fornitori: solo il 29,9% delle Pmi lo applica oggi, ma chi lo prova ne riconosce subito i benefici, ovvero maggiore disponibilità di prodotti (43%), minore complessità gestionale (41%), maggiore efficienza (40%). Peccato che la diffidenza della governance (64%), i costi fissi (61%) e la paura di dipendenza dal singolo fornitore (60%) continuino a frenare la diffusione di questi modelli.
Non mancano i segnali incoraggianti: il 51% delle realtà fa partecipare l’ufficio acquisti ai team interfunzionali, mentre il 56% valuta la performance non solo in termini di risparmio secco (cost saving) ma anche di capacità preventiva dei problemi (cost avoidance). E il budget Mro cresce per il 48% delle aziende, con il 25% che rafforza il personale acquisti, a conferma che investire in teste e tecnologia, almeno qui, paga.
E guardando alle nuove frontiere? C’è una parola – o meglio: due – che catalizza entusiasmo e scetticismo in egual misura: intelligenza artificiale. Solo il 19,4% delle Pmi ha una strategia IA già attiva; il 10,4% integra davvero queste tecnologie nei processi, il 20,9% le sperimenta su attività specifiche. In compenso, il 38,8% pensa che l’IA avrà un forte impatto “senza però sostituire il lavoro umano”… quasi come a dire che, per ora, le chatbot possono restare fuori dalla sala riunioni. «L’intelligenza artificiale rappresenta una delle sfide più stimolanti per il procurement. Chi la saprà integrare otterrà un vantaggio competitivo duraturo, ma occorre investire nelle competenze e superare la resistenza culturale», conclude Massimiliano Rottoli, pronto a scommettere su una rivoluzione ancora tutta da giocare. Del resto, la vera innovazione, anche nelle Pmi, passa ancora spesso dal riuscire a ordinare le viti giuste… senza perdere il cacciavite.
Il nuovo mantra del Total cost of ownership
Un aspetto che i dati mettono in evidenza è la progressiva centralità della funzione acquisti nella governance aziendale: nel 40,3% delle aziende l’ufficio acquisti riporta direttamente alla direzione, nel 25,4% è separato da un solo livello gerarchico. Il 51% delle imprese dichiara che i buyer partecipano a team interfunzionali e il 62% investe in aggiornamento professionale.
Guardando in avanti, la lista delle preoccupazioni delle Pmi ricorda quella del pranzo di Natale in famiglia: un elenco chilometrico. Il 79% delle aziende si concentra sulla gestione dei rischi nella supply chain, il 77% sul controllo dell’inflazione e il 75% sugli investimenti tecnologici. La sfida non è banale: oggi il procurement è chiamato ad anticipare i pericoli e non solo a rispondere. «Solo un approccio proattivo e integrato può garantire alle Pmi resilienza e capacità di adattamento. Il procurement deve essere un radar e non soltanto un tergicristallo», rilancia Massimiliano Rottoli, Managing Director di RS Italia. Non solo: i dati rimarcano il peso della componente umana nel cambiamento. Il 25% delle Pmi segnala l’aumento del personale negli uffici acquisti, il 61% dà spazio a proposte di miglioramento e il 56% valuta i buyer non solo per i risparmi, ma anche per la capacità di prevenire costi aggiuntivi e problemi (cost avoidance). Il procurement moderno è lavoro di squadra dove il mestiere del buyer, una volta attribuito solo all’agilità coi fogli Excel, si arricchisce di empatia, capacità di negoziazione, orientamento alla sostenibilità e, perché no, anche di un pizzico di autoironia. «La qualità e l’engagement del team acquisti sono il vero asset competitivo, soprattutto nelle Pmi», conferma il presidente di Adaci Fabrizio Santini: «senza persone preparate, anche il miglior software resta solo un bottone da premere».
