I biglietti del treno, ma anche quelli dell’autobus, gli scontrini del bar, le ricevute dei ristoranti, insomma i giustificativi di spesa: che nell’era della digital transformation e della sostenibilità a tutti i costi si sia ancora obbligati a conservare per anni una montagna di carta ai fini fiscali è un vero e proprio paradosso. D’altra parte, per poter essere “dematerializzato” (ovvero digitalizzato e poi, finalmente, cestinato) qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Sul tema si è più volte pronunciata anche l’Agenzia delle Entrate, che a seguito di vari interpelli ha emesso la Risoluzione n.96/E del 21 luglio 1017 e, successivamente, la risposta n.388 del 20 settembre 2019 che prevedono, appunto, la possibilità che la maggior parte dei giustificativi cartacei possano essere eliminati se si attuano specifici accorgimenti nell’archiviazione della copia digitale. Fin qui la teoria. La pratica? L’archiviazione sostitutiva “senza problemi” che Soldo, la più importante azienda fintech leader nello spend management, ha appena lanciato in Italia, integrandolo nella sua piattaforma. La nuova funzionalità consente di alleggerire la gestione delle spese, senza più l’obbligo di conservare copie cartacee di scontrini e ricevute. «Questa nuova feature, apparentemente semplice, è in realtà una rivoluzione copernicana», spiega Giuseppe Di Marco, Country Manager di Soldo in Italia: «rappresenta infatti un risparmio di tempo e di spazio fisico potenzialmente enorme con la garanzia di una tracciatura puntuale e compliant con la normativa esistente, totalmente sicura e senza complicazioni, anche in caso di controlli. Nessun rischio di perdita di scontrini o cancellazione dell’inchiostro su carta chimica. Senza dimenticare i vantaggi indubbi in questo particolare momento storico in termini di azzeramento del rischio di contagio attraverso passaggi di carte e documentazione fisica: un processo, questo, che adesso è reso ancora più complicato dallo smartworking».
Le immagini digitali, infatti, sono copiate e trasferite in modo automatico all’interno del sistema di conservazione sostitutiva ogni volta che il dipendente fotografa, via app Soldo, scontrini e ricevute relativi ad una spesa effettuata. Una volta acquisite le immagini, la piattaforma Soldo crea una copia digitale del giustificativo all’interno del sistema di conservazione sostitutiva, con gli stessi contenuti di quella fisica e piena validità legale. Anche la ricerca, eseguibile per anno fiscale, data o mese, nominativo di colui che ha effettuato la spesa, voce di spesa o sua descrizione, rende facile l’accesso ai dati conservati che rimarranno presenti e disponibili per dieci anni dal loro inserimento nel sistema.
«Utilizzando Soldo, le imprese potranno semplificare la gestione delle proprie spese, digitalizzando la documentazione in modo semplice e sicuro e cestinando copie cartacee di scontrini e ricevute».
A proposito di soldo
Fondata nel 2015 dal veterano della tecnologia Carlo Gualandri, Soldo è una delle società fintech più in crescita d’Europa. Nel 2019 ha annunciato la chiusura di un round di serie B da 61 milioni di dollari guidato da Battery Ventures e Dawn Capital, con la partecipazione di Accel e altri investitori – il più grande round di finanziamento mai siglato nel mondo fintech Soldo offre un sistema di gestione completo delle spese che integra carte prepagate aziendali. La piattaforma consente a dipendenti e dipartimenti di effettuare acquisti, dalla pubblicità ai software, dalle spese di viaggio all’e-commerce. Controlla i costi impostando budget personalizzati e monitora le transazioni in tempo reale. Non solo: si integra con i software di contabilità per automatizzare i report e risparmiare ore di lavoro.
