Dal 2026, le regole sulle trasferte di lavoro e sui rimborsi spese dei dipendenti sono cambiate, introducendo novità significative sia per le aziende sia per chi si sposta per motivi professionali. L’obiettivo principale delle nuove disposizioni è rendere gli spostamenti più trasparenti, ridurre l’uso del contante e facilitare i controlli fiscali, richiedendo una maggiore attenzione alla documentazione e alle modalità di pagamento.
Trasferte di lavoro, ecco cosa cambia
I rimborsi – secondo quanto si legge su Il Corriere della Sera – possono continuare a seguire tre modalità principali, ma ognuna di esse ha effetti fiscali differenti. Il rimborso forfettario prevede un importo fisso giornaliero deciso dall’azienda, che copre le spese senza dover produrre ricevute, mentre quello analitico si basa sulle spese effettivamente sostenute e documentate, come vitto, trasporti e alloggio. Esiste poi una formula mista, che combina un importo fisso con il rimborso di alcune spese certificate. La scelta della modalità influisce sulla tassazione, perché non tutte le somme rimborsate sono automaticamente esenti.
L’uso dell’auto privata
Un altro aspetto importante riguarda l’utilizzo dell’auto privata. Il rimborso chilometrico resta possibile e non concorre alla formazione del reddito imponibile, ma è necessario che gli spostamenti siano autorizzati, coerenti con l’attività lavorativa e registrati correttamente dalla documentazione interna dell’azienda.
Pagamenti digitali e tracciabilità
La novità più rilevante – spiega Il Corriere della Sera – riguarda però la tracciabilità dei pagamenti. Per mantenere le agevolazioni fiscali, dal 2025 le spese di trasferta devono essere effettuate preferibilmente con strumenti elettronici come carte di credito o debito, bonifici o app di pagamento. L’uso del contante è fortemente limitato: somme non tracciabili rischiano di essere considerate reddito imponibile, facendo perdere i benefici fiscali. Per questo diventa fondamentale conservare e registrare correttamente tutti i giustificativi.
Implicazioni per aziende e dipendenti
Le nuove disposizioni richiedono una maggiore collaborazione tra dipendenti e uffici amministrativi: le aziende devono aggiornare regolamenti e procedure interne, mentre i lavoratori devono prestare attenzione a modalità di pagamento, documentazione e autorizzazioni. L’obiettivo è rendere le trasferte più trasparenti, sicure e fiscalmente corrette, evitando rischi di contestazioni e semplificando la gestione contabile dei rimborsi spese.
