Molto si è discusso e si discute in questo ultimo periodo di Smart Working: il Portogallo ha varato una legge per incentivarlo,  alcuni Paesi pensano di ricorrervi per evitare un nuovo lockdown,  in Italia Governo e sindacati hanno raggiunto un accordo sulle regole che disciplineranno il funzionamento del lavoro agile nel settore privato al di là di casi emergenziali. Il lavoro agile, che ha coinvolto oltre 5 milioni di lavoratori fino a marzo 2021, oggi è in lieve flessione secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano presentati a inizio novembre 2021: erano 4,07 milioni gli smart worker a settembre, con una previsione per i prossimi mesi post pandemia di 4,38 milioni di lavoratori.

Secondo i dati dell’Osservatorio Polimi, per oltre un terzo degli smart worker sono migliorati work-life balance e produttività, anche se il 28% ha sofferto di tecnostress e il 17% di over working. A dimostrazione del fatto che non si può parlare di smart working senza aver definito un modello organizzativo e delle policy adeguate che lo rendano non solo attuabile ma anche positivo sia per il datore di lavoro che per il lavoratore o la lavoratrice. 

La vita in ufficio serve a creare cultura, allineamento e coaching diffuso, nonché condivisione e senso di appartenenza, elementi questi fondamentali, ma occorre anche considerare che il poter lavorare da remoto garantisce flessibilità e bilanciamento tra lavoro e vita privata ” – spiega Alfonso Fuggetta, CEO e Direttore Scientifico di Cefriel. “Trovare un equilibrio si può, ma è determinante non improvvisare e ragionare sulle specificità del proprio contesto aziendale. La chiave del successo secondo noi è definire progetti di smart working ad hoc, con focus sul raggiungimento degli obiettivi e bilanciamento tra le diverse necessità personali e aziendali”.

In questo senso, Cefriel – il partner di Ricerca, Innovazione e Formazione che da oltre 30 anni accompagna le imprese nazionali e internazionali nel loro percorso di sviluppo verso un nuovo futuro digitale – crede fortemente nelle potenzialità e utilità dello Smart Working. Già dal 2017, infatti, Cefriel lo mette in atto in modo sistematico, il che ha permesso di effettuare un passaggio completo allo Smart Working in pochi giorni e da parte del 100% dell’azienda all’insorgenza dell’emergenza pandemica.

 

Come organizzare lo smart working

Se è vero che analizzando le singole situazioni dei lavoratori e delle lavoratrici è sicuramente possibile bilanciare le diverse esigenze, è altrettanto vero che occorre ripensare concretamente l’organizzazione del lavoro per mantenere sempre alta l’asticella della qualità, e raggiungere gli obiettivi fissati nei tempi e nei modi stabiliti. In Cefriel, a valle di survey e incontri sul tema – spiega Roberta Letorio, Chief Human Resources Officer Cefrielabbiamo pensato di adottare un “Manifesto”, una sorta di guida che consenta alle persone di lavorare e collaborare al meglio, indirizzando anche temi come la disconnessione, quale garanzia di salute e sicurezza sul lavoro, a prescindere da dove svolgiamo l’attività”. Un giusto bilanciamento, dunque, tra esigenze aziendali e del lavoratore, oltre che regole ben definite e progetti di smart working “cuciti su misura”.

Cosa fare quindi da remoto e cosa in ufficio. Diverse sono le attività che, in generale, possono essere svolte in modo ottimale in ufficio o da remoto. Nella infografica predisposta da Cefriel sul tema Smart Working, tra le attività da poter svolgere in ufficio figurano, per esempio, gli incontri con i clienti, il brainstorming e i momenti di revisione di progetto tra colleghi e di allineamento con i propri responsabili, oltre che la formazione trasversale e manageriale. Al di là di queste attività, sicuramente fondamentali sono i momenti in presenza per brainstorming ed eventi interni o sfruttare le occasioni di confronto informale, utili a rafforzare il senso di comunità, di appartenenza e condivisione di intenti e conoscenza. Sono da considerarsi attività da svolgere preferibilmente da remoto, invece, l’analisi, la scrittura e la revisione di documenti, l’approfondimento tecnico scientifico e lo studio individuale, l’analisi di bandi o la preparazione di presentazioni e, in generale, tutto ciò che richiede concentrazione e silenzio. E tutto questo, senza trascurare il fatto, fondamentale, che la flessibilità abilita e facilita l’inclusione a tutti i livelli.