Il Quadro normativo

La direttiva 2011/7/UE migliora il quadro introdotto dalla direttiva 2000/35/CE attuata in Italia dal Decreto Legislativo 231/2002 a vantaggio soprattutto delle Pmi, meno attrezzate a far fronte ai ritardi di pagamento dei loro clienti, specialmente in periodi di recessione. La nuova direttiva prevede una disciplina differenziata:

• per i pagamenti nelle transazioni commerciali tra imprese

• per quelli tra pubbliche amministrazioni e imprese.

Termini di pagamento

Nelle transazioni commerciali tra imprese, la direttiva non prevede un termine di pagamento armonizzato nell’UE; è auspicabile però che i termini di pagamento pattuiti contrattualmente tra le imprese non superino generalmente 60 giorni e che eventuali termini più lunghi pattuiti non risultino gravemente iniqui per il creditore ai sensi dell’art. 7 della nuova direttiva (“considerando” n. 13).

Nelle transazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni si prevede invece una vera e propria armonizzazione a livello europeo dei termini di pagamento e l’introduzione di un termine massimo di 60 giorni di calendario vincolante per i contratti con le pubbliche amministrazioni degli Stati membri (art. 4, comma 6), oltre il quale maturano gli interessi a favore delle imprese. In assenza di una previsione contrattuale, il termine di pagamento è invece di 30 giorni (art. 4, comma 3).

Le imprese restano libere di determinare contrattualmente la misura degli interessi di mora nelle loro transazioni commerciali. Eventuali clausole o prassi contrattuali che ne escludano l’applicazione sarebbero tuttavia invalide, in quanto gravemente inique per il creditore (art. 7, comma 2). Inoltre, potrebbero essere dichiarate gravemente inique (e dunque invalide) le clausole o le prassi che si discostino dall’applicazione dei tassi legali di interessi di mora senza un motivo obiettivo a favore del debitore (art. 7, comma 1, lett. c).

Il ritardato pagamento nelle transazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni darà diritto, senza necessità di un sollecito, a un interesse legale di mora corrispondente al tasso d’interesse applicato dalla Banca centrale europea alle sue più recenti operazioni di rifinanziamento principali, il primo giorno lavorativo del semestre di riferimento, maggiorato di almeno 8 punti percentuali (art. 2, punto 6). Ciò, a condizione che l’impresa creditrice sia adempiente al contratto e il ritardo di pagamento sia imputabile alla pubblica amministrazione debitrice (art. 4, comma 1).

Il Dso e la diffusione del fenomeno

L’indicatore che misura il tempo medio di incasso è il Dso. Il Days Sales Outstanding (Dso) è un indicatore poco conosciuto ma è un elemento chiave nella gestione e nel miglioramento dei flussi di cassa.

Il Dso è il tempo medio di pagamento per le fatture commerciali. È un indicatore fondamentale per valutare la capacità di ricevere pagamenti in tempo.

Quando si parla di tempi di pagamenti nelle transazioni commerciali, l’Italia è maglia nera d’Europa. Per avere un’idea: tra le imprese private il saldo fattura avviene mediamente dopo 96 giorni. Solo in Spagna la situazione è peggiore, mentre il dato medio di pagamento in UE è di 52 giorni, con una punta minima presente in Germania pari a 35. La situazione peggiora drasticamente quando nei pagamenti è coinvolta la Pubblica Amministrazione. In tal caso, i tempi di pagamento medi presenti in Italia sono pari a 180 giorni, ma nella Sanità si arriva a pagare anche dopo 4/5 anni, soprattutto al Sud. La media UE è pari a 65 giorni (fonte CgiaMestre).

Consigli utili

Abbiamo visto che cosa prevede la legge in materia di ritardo di pagamenti e quanto il fenomeno sia diffuso in Italia. Cosa possono fare le imprese per migliorare il fenomeno? Premesso che non esistono ricette in grado di mettere l’impresa al riparo dal rischio di ritardo o mancato pagamento, la regola d’oro, quando ci si trova in queste situazioni, è la velocità e la completezza/correttezza delle informazioni.

Parte dei ritardi spesso sono dovuti alla mancanza di liquidità del cliente ovvero alle burocrazie interne, ma non sempre è così.

Vediamo alcuni comportamenti da migliorare.

Il cliente in diverse situazioni riceve la fattura, fiscalmente corretta e quindi registrabile ma non liquidabile per assenza di contratto o incoerente con le richieste contrattuali.

Infatti, la fattura – si ripete: seppur fiscalmente corretta – per essere liquidabile deve contenere alcuni elementi che dimostrano l’esistenza del rapporto contrattuale tra il cliente ed il fornitore ed il rilascio del bene o del servizio, previsti appunto dal contratto, quali ad esempio:

• l’entrata merci o prestato servizio rilasciato dal responsabile del contratto che dichiari l’avvenuta prestazione o cessione del bene e relativa accettazione da parte del cliente

• Il numero di riferimento contrattuale o al buono di esecuzione dei lavori

• L’indicazione delle attività svolte o dei beni ceduti

Ricordiamo che l’onere del rapporto contrattuale tra il cliente ed il fornitore spetta al fornitore. L’assenza degli elementi qualificanti il rapporto rendono difficile ed a volte impediscono la liquidazione della fattura.

L’attività è particolarmente complessa nelle grandi aziende, dove l’assenza degli elementi qualificanti il rapporto non esposti in fattura ne rendono difficoltosa e onerosa la ricostruzione, con ritardi che purtroppo ricadono sui fornitori e quindi deteriorano il Dso.

In strutture di grandi dimensioni non è semplice risalire da una fattura al contratto o ordine esecutivo da cui deriva la prestazione se non espressamente riportato, così come individuare il responsabile del procedimento che deve certificare l’avvenuta consegna del bene o del servizio.

Altrettanto diffuso è il tema dell’errata fatturazione nel caso di strutture partecipate dove la fattura viene intestata in modo improprio alla società o partecipata che non ha emesso il contratto o il buono d’ordine.

In alcuni gruppi può accadere che la capogruppo sia soggetta a split-payment mentre la stessa regola non vale per le società partecipate o controllate: in questo caso la fattura è errata.

Nel caso di soggetto aderente ad un Gruppo Iva (artt. 70-bis e ss. D.P.R. 633/1972), altra ipotesi di errata fatturazione è rappresentata dalla ricezione di una fattura con l’indicazione della propria partita Iva “ante adesione” in luogo di quella del Gruppo Iva di appartenenza.    

Nei casi di errata fatturazione sopra richiamati i tempi della liquidazione si allungano notevolmente in quanto è necessario richiedere al fornitore l’emissione di una nota di credito a storno della fattura errata e l’emissione di una nuova fattura corretta.

Nelle grandi aziende è elevato il numero delle fatture registrate ma non liquidate per cause riconducibili ai fenomeni prima esposti.

Alcune grandi Aziende per ridurre il rischio dei ritardi nei pagamenti e contenere l’operosità della ricostruzione, hanno messo a disposizione dei fornitori una sorta di portale, dove si può consultare lo stato delle proprie fatture ed eventualmente integrare gli elementi mancanti.

Questa soluzione definita win-win riduce per il cliente l’effort incrementale per la gestione della fattura (ricerca degli elementi mancanti) mentre accelera il tempo di liquidazione per i fornitori.

Quindi non sempre le responsabilità nei ritardi di pagamento sono attribuibili alle stazioni appaltanti.

Una maggiore attenzione da parte dei fornitori però nelle emissioni delle fatture senza dubbio può contribuire a migliorare il Dso ed a mitigare il rischio dei ritardi nei pagamenti.

Pertanto, quando si emette una fattura è necessario:

A. Intestare correttamente la fattura al cliente che ha richiesto la prestazione o il servizio;

B. Allegare il prestato servizio rilasciato dal responsabile del procedimento o Direttore dei lavori;

C. Indicare in fattura il riferimento al contratto o al buono esecutivo;

D. Verificare il corretto trattamento fiscale.

Bastano alcuni semplici accorgimenti per migliorare il rapporto cliente-fornitore e l’auspicio di migliorare il Dso delle imprese.