Nate come strumento necessario per dotarsi di struttura per gestire e regolamentare la vita delle aziende, le policy sono viste come croce e delizia da parte di coloro che concorrono alla buona riuscita di un business. In tempi più recenti sono diventate lo strumento necessario a migliorare l’attrattività di un’azienda, in quanto sono misure che aiutano a regolamentare i processi interni, dettando regole chiare e trasparenti che proteggono l’organizzazione aziendale e rendono l’attività lavorativa un’esperienza quotidiana soddisfacente e positiva, in linea con le aspettative e le esigenze dei lavoratori.
Partendo dal presupposto che un’eccessiva regolamentazione rischia di essere controproducente, è fondamentale che le imprese si dotino di strumenti efficaci per promuovere il benessere dei propri dipendenti. Benessere che si riflette in modo positivo sulle performance e sui risultati aziendali, rendendo questo obiettivo una priorità strategica.
Le policy sono innumerevoli, ma alcune di esse sono certamente più orientate al conseguimento di tali obiettivi, e quindi vanno analizzate e adottate con spirito propositivo, in quanto rappresentative di aziende sane e dinamiche.
ESG/Supply chain policy
Con l’entrata in vigore il 15 luglio 2024 della direttiva UE sulla Corporate Sustainability Due Diligence (“CSDD”), che dovrà essere recepita entro il 26 luglio 2026, le imprese di grandi dimensioni, vale a dire quelle che occupano almeno 1.000 dipendenti e con un fatturato netto mondiale superiore a 450 milioni di euro, saranno oggetto di obblighi specifici volti a tutelare i propri lavoratori e l’ambiente, nonché i soggetti coinvolti nell’intera catena di valore (cd. “supply chain”), quali fornitori, appaltatori e subappaltatori. A tal fine, le aziende dovranno da un lato monitorare tali soggetti per garantire che gli stessi fruiscano di condizioni di lavoro dignitose e, dall’altro, rafforzare il sistema di relazioni industriali per consentire ai referenti sindacali di monitorare il rispetto di tali obblighi.
In tale contesto, quindi, sarà fondamentale adottare una policy che fornisca regole precise sulla individuazione di fornitori, appaltatori e subappaltatori, gestione della contrattualistica con i medesimi con inserimento di clausole di salvaguardia per l’azienda stessa, nonché sul monitoraggio del rispetto da parte di tali soggetti della normativa del lavoro, igiene e sicurezza, e dei trattamenti economici di legge e contratto
Gender pay gap policy
Sebbene l’Italia sia considerato uno dei Paesi più virtuosi nell’affrontare il fenomeno del gender pay gap, grazie a una serie di leggi e iniziative in atto sin dal 2006 che già precorrevano l’intenzione di contrastare le disparità di genere, è necessario che vi sia una presa di posizione cosciente nelle singole realtà aziendali. Pertanto, l’obiettivo di questa policy deve essere quello di favorire un ambiente di lavoro inclusivo e attento alle diversità e alle pari opportunità.
In relazione a tale aspetto, il consiglio è quello di predisporre policy che dettino linee guida in merito alle politiche retributive dell’azienda sia in fase di assunzione che in corso di rapporto; introdurre corsi di formazione periodica sulle tematiche di gender equality e un sistema di monitoraggio volto a rimuovere eventuali divari che dovessero emergere, nonché implementare e/o creare canali di segnalazione nell’ambito del sistema di whistleblowing.
AI tool policy
Se da un lato è importante rispondere alle sfide contemporanee e adeguare le strutture aziendali con strumenti di artificial intelligence (“AI”) modellati sull’esigenza specifica dell’azienda, dall’altro è necessario delineare regole precise per la formazione e gestione da parte dei dipendenti di tali strumenti.
La finalità è chiara: gestire efficientemente l’organizzazione aziendale, implementando, dove possibile e strategico, l’uso delle nuove tecnologie, e attribuendo al contempo regole e ambiti chiari di operatività e responsabilità per i dipendenti, mitigando situazioni di abuso o mala gestio.
Tali policy dovranno prevedere e disciplinare, in particolare, aspetti come i percorsi di formazione e training per l’utilizzo di tali strumenti, con particolare riferimento al tema della tutela della riservatezza del know-how aziendale e delle modalità di verifica e controllo del lavoro svolto dallo strumento di AI; la responsabilità del dipendente circa le modalità di utilizzo e il risultato prodotto dallo strumento di AI; l’aspetto disciplinare in ipotesi di violazione delle regole previste dalla policy stessa.
Potrebbe inoltre essere opportuno ricalibrare il mansionario e le job description in funzione di eventuali modifiche sostanziali alle mansioni per effetto della introduzione e utilizzo degli strumenti di AI.
Cyber security policy
Accade con sempre maggior frequenza che le aziende siano oggetto di attacchi o minacce aventi a oggetto i dati sensibili in loro possesso e spesso le vittime sono proprio i dipendenti che vengono ingannati da e-mail o link dannosi.
Per ridurre al minimo tali rischi è importante sensibilizzare i lavoratori e aggiornare costantemente le policy volte a guidare i dipendenti nel corretto utilizzo dei sistemi digitali.
Anche in questo caso è importante disciplinare una serie di aspetti e precauzioni finalizzate a escludere o quantomeno mitigare tali rischi, in linea con la sempre maggiore sofisticatezza degli attacchi, anche grazie all’utilizzo dell’intelligenza artificiale.
Flexible working policy
A seguito di una crescente attenzione da parte delle aziende e di una richiesta sempre più estesa da parte dei dipendenti relativa a un adeguato bilanciamento vita-lavoro, si sono sviluppate nel corso degli anni, soprattutto dopo l’esperienza pandemica del Covid-19, nuove frontiere rispetto al semplice smart working. Casi più rilevanti sono ad esempio il “work from anywhere” dove il dipendente è libero di svolgere la sua attività lavorativa da qualsiasi posto nel mondo o, ancora, la totale flessibilità di orario.
Per una corretta regolamentazione dello smart working è però necessario adottare policy ben definite che prevedano il perimetro di azione in cui il dipendente è libero di operare e di gestire il suo lavoro in autonomia.
Tale policy andrà adattata alla singola realtà aziendale e alle peculiarità della organizzazione e attività produttiva, con l’obiettivo di mantenere lo stesso grado di efficienza o addirittura migliorarlo in un contesto lavorativo maggiormente flessibile.
Pet policy
Insieme alla policy sul lavoro flessibile, la pet policy rappresenta uno strumento tangibile di miglioramento del work-life balance dei dipendenti, considerando anche i numerosi benefici, dimostrati da studi scientifici, che la presenza degli animali può comportare sul benessere e sulla performance lavorativa dei dipendenti.
Per la miglior riuscita di tale iniziativa l’azienda dovrà adottare una policy volta a individuare le aree all’interno del luogo di lavoro in cui limitare l’accesso agli animali, come bagni e sale riunioni, adeguare gli uffici e mettere in sicurezza tutti quei materiali che possono essere considerati pericolosi, stabilire un limite minimo di età dei cani per l’accesso in azienda, regolamentare il perimetro di responsabilità del padrone del cane e prevedere sanzioni disciplinari nel caso di mancato rispetto di tali comportamenti.
* partner dell’ufficio legale Dentons di Milano e membro della practice globale di Employment and Labor
