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Come risparmiare tempo con l’automazione e rendere le organizzazioni più efficienti?

La tecnologia avanza velocemente ogni giorno, e offre al mondo del business sempre più opportunità per migliorare l’efficienza dei processi, ridurre il tasso di errori, aumentare le entrate e la redditività

Redazione Web
Automazione e skill digitali,questi gli imperativi categoriciper i "Dirigenti preposti"

Grazie ai nuovi software, adesso non è più necessario impiegare forza lavoro nello svolgimento di mansioni altamente ripetitive che richiedevano un elevato numero di ore. Grazie alla tecnologia, tali compiti possono essere adesso svolti velocemente, accuratamente e riducendo il rischio di errori dovuti all’inserimento manuale di dati. Questo si traduce anche nella possibilità di dedicare maggiore forza lavoro alle funzioni principali del business e promuovere la crescita.

L’automazione può inoltre aiutare le organizzazioni a prendere decisioni migliori e più consapevoli, grazie alla possibilità di elaborare grandi volumi di dati con un semplice click. Bernardo Vitale, specialista del Risk Advisory Services & Consulting di RSM Uruguay afferma “Abbiamo progettato l’automazione del sistema di inserimento dei dati contabili che ci ha permesso di scaricare e produrre voci nel giro di pochi secondi, facendo risparmiare ad ogni azienda più di 3 o 4 ore di lavoro”. La velocità dei processi è un vantaggio fondamentale, ma anche l’implementazione permette di risparmiare tempo. Vitale continua “Ci è voluto circa un mese ad implementarla. Abbiamo progettato anche un sistema di segnalazione che ci permette di fare una valutazione tutte le ore lavorate da ognuno degli addetti durante il mese, che permette di risparmiare un giorno di lavoro alla persona che ha il compito di svolgere questi controlli, il tutto senza errori”.

I benefici dell’automazione sono chiari: può aiutare a risparmiare tempo e denaro, ma anche a ridurre o eliminare il rischio di umano, permettendo agli addetti di concentrarsi sul lavoro con maggior valore aggiunto. Ciò aiuta a migliorare la soddisfazione professionale, così come le performance aziendali.

Da dove partire?
Per le aziende interessate ad una possibile automazione, di seguito elenchiamo degli spunti per scegliere da dove partire:

Processi che prevedono l’inserimento di molti dati. L’inserimento manuale di dati richiede tempo e facilita l’errore. Questi compiti manuali possono essere facilitati usando gli APIs, altre integrazioni di sistema associate all’automazione. Anche l’OCR (Optical Character Recognition) può essere utilizzato per la scansione dei documenti, per estrapolare informazioni stampate o scritte a mano in formati che possono essere affiancati ad altri sistemi.
Processi ben definiti con un’alta capacità di trasmissione. Questo rappresenta un indicatore molto importante per capire se un processo possa essere automatizzato, per evitare che gli addetti debbano continuare a ripetere la stessa mansione. In genere queste mansioni prevedono la fatturazione, l’approvazione del saldo dei conti, la posta, le spedizioni e lo smistamento delle mail.
Processi con un alto margine di errori. Ci sono vari processi che comportano rischi per un’azienda, come il rischio per la sicurezza o la privacy dei clienti, e che possono avere conseguenze molto serie. L’errore umano rappresenta un rischio alto in entrambi questi casi. L’automazione può ridurre gli errori, decifrare numeri digitati male e aiutare a identificare le voci doppie.
Le industrie come reagiscono all’uso dell’automazione?
“Con l’incombere della pandemia a livello globale, le aziende hanno dovuto affrettarsi a rispondere prontamente in questa fase. Tutto questo ha previsto tecniche di automazione per ridurre l’onere del lavoro manuale sui vari team di lavoro” afferma Anup Nair, IT System Assurance & Advisory – National Practice Leader, RSM India.

“In questo periodo le compagnie assicurative dipendono dall’Intelligenza Artificiale per l’approvazione delle istanze, producendo quindi due vantaggi importanti: minor tempo di produzione e le istanze non sono più soggette alla presenza dell’uomo per la verifica e all’evasione. L’utilizzo dell’ICR (Intelligence Character Recognition) e dell’OCR (Optical Character Recognition) ha ridotto notevolmente il lavoro manuale, poiché una volta inseriti dati, sono i meccanismi di IA a valutarne l’ammissibilità. Grazie a queste tecnologie, viene largamente ridotto anche il tempo necessario a leggere e poi approvare il form, processo che se prima richiedeva ore di lavoro dell’uomo, adesso richiede pochi secondi.

“Un altro esempio è quello dell’automazione e digitalizzazione dell’industria dei pagamenti.” Continua Nair, “In India, i pagamenti possono essere fatti digitalmente senza toccare contanti, riducendo così l’interazione fisica. Abbiamo creato la Unified Payment Interface (UPI), grazie alla quale si può pagare con solo un click.

Grazie a questo tipo di automazione:

vengono ridotti i punti di contatto
vengono ridotte le interazioni umane
i pagamenti sono più rapidi
il tasso di errore è minore
è più facile tracciare le transazioni e identificare gli errori
Uno dei vantaggi principali di queste soluzioni digitali consiste nel fatto che il rischio di frode si riduce drasticamente.

Guardando al settore finanziario, secondo Rhys Morgan, Management & Technology Consulting Partner in RSM Canada, “Nel periodo pre-pandemia le banche si sono concentrate prevalentemente nel facilitare l’interazione fra clienti e banca, con soluzioni come l’online banking. I vantaggi offerti da queste soluzioni si sono tradotti nell’aumento di pagamenti tramite cellulare e la conseguente riduzione dell’utilizzo dei contanti. Tuttavia, molti processi tutt’ora si basano sulla gestione manuale delle richieste dei clienti. La pandemia ha evidenziato e accelerato le sfide di tali processi manuali”.

A partire da queste sfide, le funzioni IT delle principali banche stanno facendo leva sull’automazione per raggiungere importanti risultati e trasformare le operazioni bancarie. Un primo esempio è una importante banca canadese, la quale ha deciso di automatizzare le procedure di trasferimento a partire dall’osservazione dei processi già esistenti. Questo ha portato a scoprire problematiche e lacune rilevanti. Grazie all’automatizzazione dei processi e ad un buon lavoro del reparto IT, la banca è riuscita a diminuire il tempo dello staff dedicato a essi del 70% e beneficiare di un ROI del 75% in 15 mesi.

Il futuro è automatizzato. Se il tuo obiettivo è far crescere il tuo business, al giorno d’oggi la tua strategia deve includere l’automazione. I clienti si aspettano di vederne i benefici, e chi ignora questo trend corre un grande rischio.

https://www.rsm.global/italy/rsmrev/it

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