Antonio Matera – Credits Roberto Bersani

C’è un prima e un dopo. Prima del Covid eravamo stressati dal lavoro. Dopo il Covid, abbiamo capito che quello che quello che allora ritenevamo stress era solo una leggera seccatura, in confronto a quello di oggi. Tutta colpa della digitalizzazione, che se da un lato ha semplificato i processi, dall’altro ha moltiplicato esponenzialmente oneri e seccature. E, grazie allo smartworking, eliminato qualsiasi distinzione tra vita privata e lavoro.

«Per le aziende e i loro dipendenti, provare a gestire sia il volume, sia la complessità delle informazioni può essere scoraggiante. La quantità di dati a disposizione, strutturati e non, sta aumentando esponenzialmente, ma ci siamo resi conto che le informazioni di per sé non sono la soluzione», spiega Antonio Matera, regional vice president sales Italy, Malta, Greece & Cyprus di OpenText, società quotata al Nasdaq leader di mercato nelle soluzioni e software di enterprise information management, che al cosiddetto “sovraccarico cognitivo” ha dedicato un’indagine per capire come siano cambiate le sfide quotidiane per i lavoratori negli ultimi due anni, interpellando 27.000 tra dipendenti e professionisti di Regno Unito, Stati Uniti, Germania, Spagna, Francia, Australia, Canada, Singapore, India, Brasile, Giappone e Italia, dove sono state intervistate 2.000 persone per indagare le esperienze dei dipendenti in termini di “sovraccarico di informazioni” durante la pandemia, nonché come sia cambiata la loro interazione con i dati.

Lo smartworking non poi così “smart”
Ebbene, oltre un terzo dei professionisti in Italia (36%) non riesce mai a disconnettersi davvero. Il trend è particolarmente diffuso nell’Europa continentale, dove l’Italia spicca, ma viene immediatamente seguita da Spagna (34%) e Germania (33%). Si tratta di un fenomeno più che raddoppiato dall’inizio della pandemia: nel 2020, infatti, solo il 16% degli italiani lamentava di non riuscire a “staccare”. Oggi, i dati evidenziano utenti sopraffatti principalmente dalle troppe password da ricordare (27%), dal numero eccessivo di app e fonti di dati da controllare ogni giorno (25%) e dall’invadenza dei social media (14%).

Non è solo questione di “cosa” e “dove”: una delle maggiori difficoltà per i professionisti è rappresentata dal fatto di avere informazioni distribuite in diversi “luoghi”: più di 1 italiano su 3 (36%) afferma infatti di faticare a reperire le informazioni perché queste sono disponibili su diverse piattaforme, applicazioni o file. Colpa anche dei colleghi: il 15% degli interpellati ritiene che i colleghi non salvino correttamente i documenti (conservandoli per esempio sul desktop del proprio Pc), il 24% lamenta difficoltà a identificare le informazioni più recenti e aggiornate. E chiaramente tutto ciò ha un effetto negativo sui lavoratori: il 43% dei dipendenti italiani, infatti, ritiene che la grande quantità di informazioni abbia ripercussioni dal punto di vista del benessere fisico e mentale, mentre il 35% afferma che le conseguenze riguardano principalmente le prestazioni lavorative. Da non sottovalutare anche il fatto che 1 italiano su 3 (34%) possa vedere compromesso l’equilibrio vita-lavoro. Non siamo i soli: il trend è confermato anche a livello globale, con il benessere psico-fisico influenzato negativamente dal sovraccarico cognitivo per quasi la metà degli intervistati (42%). Insomma: il lavoro ibrido si è dimostrato non essere tutta questa gran cosa. E poi, in Italia i dipendenti che ritengono di disporre degli strumenti tecnologici e digitali adatti per svolgere le proprie mansioni anche da remoto sono ancora meno della metà (44%).

Tutto a posto, niente in ordine
A incidere sullo stress, stando alla ricerca di OpenText, non è solo il numero sempre crescente di dati, ma anche la difficoltà di reperire informazioni e la mancanza di strumenti digitali: solo il 44% dei dipendenti ritiene di avere gli strumenti adatti per svolgere le proprie mansioni anche da remoto e oltre un terzo dei professionisti fa fatica a reperire le informazioni perché archiviate su diverse piattaforme. Indipendentemente dal fatto che sia consentito o meno dall’azienda, oltre la metà (56%) dei professionisti italiani utilizza sistemi di condivisione file personali, come OneDrive, Google Drive, WhatsApp e Dropbox, per l’invio di documenti di lavoro, poiché risulta più semplice e veloce. Tuttavia, è interessante notare che tre quarti dei dipendenti (72%) lo fanno perché ritengono che la propria azienda non abbia policy che lo impediscano, nonostante i rischi elevati in termini di sicurezza dei dati e delle informazioni. Lo scenario globale è altrettanto sorprendente: quasi due terzi (63%) dei dipendenti nel mondo affermano di utilizzare sistemi di condivisione personali per condividere file di lavoro e oltre 7 su 10 di loro (71%) lo fanno ritenendo che l’azienda non sia contraria. I partecipanti alla ricerca hanno ammesso di utilizzare numerosi account, risorse, strumenti e app per gestire le informazioni, tanto che il 60% di loro afferma di utilizzare almeno 6 strumenti di condivisione diversi al giorno, a dimostrazione del fatto che i dati necessari per portare a termine le attività quotidiane sono distribuiti su un numero sempre maggiore di fonti. Questo porta quasi metà dei professionisti (46%) a trascorrere oltre un’ora al giorno a cercare singoli documenti o dati specifici sulle reti aziendali o su sistemi condivisi, solo per poter continuare a svolgere il proprio lavoro. Il 30% degli italiani afferma che una delle più grandi difficoltà è quella di non avere lo stesso set-up in ufficio e a casa. Il 24%, poi, lamenta di non poter accedere facilmente ai documenti quando lavora da remoto e il 21% di non poter condividere file e informazioni con facilità quando lavora da casa.

La soluzione? «Arriva smantellando i silos e centralizzando le informazioni», spiega Antonio Matera. «È quando vengono raccolte e gestite in modo fluido che si trasformano: emergono così modelli e trend, si scoprono insight e si prendono decisioni migliori. È questo il vantaggio informativo. Con i dati di dipendenti, fornitori e clienti in costante crescita, il numero di sistemi e applicazioni utilizzate dalle aziende – con i rischi connessi – continua ad aumentare. In questo momento, c’è un urgente bisogno da parte delle aziende di automatizzare la gestione e la governance delle informazioni, in modo che i contenuti possano essere acquisiti e classificati, le politiche di conservazione applicate automaticamente e i dipendenti possano accedere facilmente a informazioni accurate e aggiornate senza dover effettuare ricerche su applicazioni multiple. Solo seguendo questi passaggi le aziende riusciranno a ridurre la complessità, consentendo ai dipendenti di collaborare facilmente con i propri colleghi, indipendentemente dal dispositivo o dall’applicazione che utilizzano, o da dove e come scelgono di lavorare».