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Cosa reagireste se vi dicessimo che meno di tre persone su dieci sono attrezzate per svolgere il proprio lavoro? E che solo uno spazio di lavoro su dieci è attrezzato in modo efficace? Non c’è da stupirsi che la produttività stia crollando. I dipendenti sono tornati al loro posto di lavoro e alle sale riunioni fisiche, ma si presentano nuove sfide per la produttività dei meeting.

Oggi il 66% delle riunioni è completamente in modalità online o ibrida, il che impone nuove esigenze per quanto riguarda l’equipaggiamento dell’ufficio e dei dipendenti. Poiché grandi aziende come Meta e Amazon impongono il ritorno in ufficio, sarà essenziale assicurarsi che i dipendenti sappiano come riunirsi in modo efficace in questi spazi.

 

Fate in modo che i vostri dipendenti amino la sala riunioni

Collettivamente, come forza lavoro, perdiamo milioni di minuti a causa di problemi tecnici legati alle riunioni, e l’aumento delle riunioni online dopo la pandemia non ha reso le cose più facili.

Con il ritorno dei dipendenti in ufficio, la tecnologia e le modalità di svolgimento delle riunioni online sono state stravolte. Con l’aumento delle riunioni online, il risultato è che le apposite sale devono servire per accogliere meeting ibridi, che includono partecipanti sia da remoto, che in presenza.

Ciò significa che utilizziamo questi spazi diversamente rispetto alle modalità di lavoro precedenti alla pandemia. Le soluzioni video sono ormai un must, ma una tecnologia non adeguata potrebbe ostacolare lo svolgimento di riunioni produttive.

 

Nell’ultimo rapporto Jabra sul lavoro ibrido, un terzo dei dipendenti dichiara di esitare a partecipare a riunioni da una sala perché si sente meno a suo agio con la tecnologia rispetto all’utilizzo del solo laptop.

 

In effetti, se due dipendenti dell’ufficio dovessero partecipare a una riunione con colleghi che si uniscono da remoto, il 50% sceglierebbe il computer portatile alla scrivania piuttosto che una sala dotata di video. Del resto, la maggior parte delle sale non è nemmeno progettata per le riunioni ibride: solo una su dieci è dotata di video. E anche quando lo sono, le persone non si sentono a proprio agio nell’usarle. È importante fornire ai dipendenti una formazione e un’assistenza che li faccia sentire a proprio agio con i sistemi video bar e con altre soluzioni per le riunioni in sala. Anche se si dispone di una soluzione plug-and-play, la formazione e uno standard ottimale delle riunioni ibride sono comunque essenziali. Anche affiggere nella sala una guida fisica con istruzioni o un codice QR che rimandi a esse, in modo che sia facile e veloce per i dipendenti utilizzare questi specifici spazi e le apparecchiature video, può essere d’aiuto.

 

Quella di convincere i dipendenti a utilizzare le sale riunioni dotate di video resta una “battaglia”. Ma la nostra ricerca rivela che solo il 15% degli appositi spazi sono sufficientemente equipaggiati con la tecnologia video. Se l’obiettivo è quello di riprogettare e ottimizzare le sale riunioni con video per consentire una migliore esperienza in modalità ibrida, ci sono tre considerazioni chiave da fare:

  • Garantire che tutti possano vedere ed essere visti, oltre che sentire ed essere ascoltati.

Le riunioni devono essere eque per tutti i partecipanti, sia per coloro in sala, che per quelli a distanza. Bisogna assicurarsi che la tecnologia della sala riunioni “porti” i partecipanti da remoto nella sala, e quelli in presenza verso di loro.

  • La disposizione delle sale e la tecnologia vanno di pari passo

Non è possibile ottimizzare le sale riunioni se si pensa alla disposizione delle medesime e alla tecnologia separatamente. Durante la disposizione della sala è necessario assicurarsi di considerare il campo visivo della videocamera e, di conseguenza, il modo migliore per catturare tutti i partecipanti alla sala.

  • Non dare per scontato che i dipendenti sappiano usare la tecnologia.

Come già accennato, è fondamentale assicurarsi che i dipendenti siano in grado di padroneggiare la tecnologia. È necessario fornire loro formazione e guide, in modo che le sale riunioni riprogettate non siano ignorate dai dipendenti.

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“L’adozione di una nuova tecnologia non è un processo agevole, ma un piccolo sforzo per facilitare la transizione può portare lontano. Sono fermamente convinto che la maggior parte delle imprese possa non solo ottimizzare gli spazi preposti, ma anche migliorare notevolmente l’efficienza delle riunioni in modalità ibrida. Assicurandosi che le sale e i dipendenti siano attrezzati per una “nuova era” di riunioni, le aziende possono favorire un’esperienza lavorativa ancora migliore per i dipendenti che tornano in ufficio”, commenta Luca Barbarossa, Regional Product Manager Sud EMEA di Jabra.