Luca Risi, Managing Director di Protiviti

Fino a non molto tempo fa era quasi un’esclusiva per le grandi imprese: automatizzare i processi (premessa per dare impulso decisivo a efficienza, produttività e, in definitiva, competitività) aveva costi sostenibili solo da pochi. Le tecnologie di nuova generazione hanno cambiato tutto: piattaforme e strumenti low code e no code offrono oggi tutte le funzionalità necessarie all’automazione. Costano relativamente poco e non richiedono particolari competenze o formazione per essere adottate e utilizzate con successo. Un po’, per capirci, come le app che scarichiamo ogni giorno: nessuno ci spiega come funzionano, ma lo capiamo da soli rapidamente. «La buona notizia che portano le tecnologie digitali di ultima generazione apre spazi per automatizzare i processi delle organizzazioni di ogni tipo, facendo però bene attenzione a non confondere accessibilità con facilità perché l’automazione richiede anche un cambiamento culturale», spiega in questa intervista Luca Risi, Managing Director di Protiviti.

Come si automatizzano i processi?
Esistono ormai diversi strumenti e tecnologie. Ci sono, per esempio, soluzioni di workflow management che permettono di gestire le diverse attività di un processo aziendale; strumenti di collaborazione evoluti per la condivisione delle informazioni; soluzioni di robot process automation che automatizzano funzioni ripetitive; strumenti di analisi e visualizzazione dati; sistemi documentali. Più recentemente, l’intelligenza artificiale ha arricchito le possibilità di automazione anche con la possibilità di generare contenuti. Sono tutti strumenti e soluzioni che aiutano ad analizzare, mappare ed eseguire i processi aziendali migliorandone efficacia ed efficienza.

Qual è la modalità applicativa di queste tecnologie?

Sta affermandosi la logica di piattaforme che, in uno stesso ambiente, integrano tutti gli strumenti e le funzionalità. Questo, ovviamente, facilita l’accesso alle tecnologie. Sono, tipicamente, piattaforme cloud: l’impresa non deve preoccuparsi di aspetti infrastrutturali, security e disponibilità di aggiornamenti perché tutti questi servizi sono offerti, come parte integrante del servizio, da chi vende la tecnologia. Una caratteristica che ne sta determinando la rapida diffusione è la possibilità di configurare funzionalità attraverso strumenti low code e no code con interfacce facili da usare. Questi sistemi sono già preimpostati per gestire flussi di lavoro, collaborazione tra funzioni e per essere integrati con altri sistemi. Non richiedono, pertanto, competenze IT elevate o specifiche.

Parliamo di strumenti accessibili anche alle piccole imprese, oltre che alle medie?
Certamente. Piattaforme e strumenti hanno ridotto tempi e costi dell’automazione e quindi aumentato in misura significativo le possibilità di accesso. L’interesse delle piccole e medie aziende sta crescendo. Attenzione, però: accessibilità e velocità non sono sinonimo di facilità. Il rischio di un’applicazione inefficace c’è e, quindi, ci sono alcune avvertenze da seguire. L’errore più probabile, originato dalla prospettiva di poter ottenere in breve tempo risultati tangibili in termini di efficienza e redditività, è che si possa automatizzare tutto e subito. Soprattutto per le imprese che hanno una minore dimestichezza con l’applicazione delle tecnologie digitali è necessario stabilire le priorità dell’automazione, individuare le tecnologie che meglio si adattano al proprio contesto e prepararsi a gestire il cambiamento culturale che l’automazione richiede. Insomma, automatizzare i processi non è proprio come schiacciare il pulsante on.

Quali processi conviene automatizzare?
Quando si parla di automazione dei processi, soprattutto nelle PMI, non si deve commettere l’errore di pensare esclusivamente a progetti che coinvolgono i cosiddetti sistemi informativi core. Automatizzare i processi significa, oggi, anche supportare efficacemente il dipendente, cioè l’utente finale, spesso chiamato a dover utilizzare molti e diversi strumenti spesso non integrati: e-mail, fogli di calcolo, sistemi documentali, applicazioni dipartimentali. Questo richiede uno sforzo significativo per reperire e scambiare manualmente le informazioni. Tutto tempo che potrebbe essere investito in attività a maggior valore aggiunto.

Non esistono, quindi, aree che necessitano di maggior automazione: la quasi totalità delle funzioni di un’organizzazione è coinvolta in queste modalità di gestione quotidiana delle attività lavorative quotidiane ed è quindi un target per l’automazione. È un cambio di paradigma per tutti i dipendenti, prima di tutto culturale. Per questo, insisto, bisogna prepararsi adeguatamente senza lasciarsi guidare dalla sola logica della profittabilità immediata.

Quali benefici si possono ottenere e in quali tempi?
Il beneficio primario è il miglioramento dell’efficienza dei processi, quindi la riduzione del tempo che i dipendenti dedicano ad attività con scarso valore aggiunto, che può essere investito in compiti più produttivi per l’organizzazione. Un altro beneficio, e qui torniamo all’aspetto culturale, è l’esperienza che si fa vivere a un dipendente attraverso l’automazione. Un utente aziendale, spesso, deve utilizzare strumenti obsoleti mentre al di fuori del modo del lavoro si può installare in cinque minuti un’app sul proprio smartphone e utilizzarla senza dovere ricevere alcuna formazione specifica.

In azienda, tipicamente, si devono gestire diversi sistemi e modalità di comunicazione, tutto si complica maledettamente e si perde molto tempo. Questo disallineamento tra quel che si può fare fuori del lavoro e quello che si può fare in azienda deve essere superato consentendo, appunto, un’esperienza lavorativa affine a quella privata. Significa, in concreto, avere piattaforme facilmente fruibili, che non necessitino di competenze o formazione specifica, che permettano di accedere in tempo reale a informazioni affidabili e facilitino l’interazione. Tutto questo aiuta a lavorare meglio e ha un impatto positivo su come l’azienda è percepita e vissuta. Parliamo di valori intangibili, certo, ma sappiamo che gli intangibili contano eccome nella capacità di un’azienda di attrarre e trattenere le persone.

Altri vantaggi?
Il miglioramento della qualità del prodotto o del servizio offerto dall’azienda, la riduzione degli errori dovuti ad attività manuali, l’aumento della trasparenza. Un altro importante beneficio è la possibilità di rispondere in modo rapido ai cambiamenti del contesto in cui l’organizzazione opera, siano essi di mercato, organizzativi o di conformità. Sfruttando la scalabilità e l’agilità delle piattaforme low code/no code è possibile adattarsi e gestire velocemente questi cambiamenti e con costi contenuti.