Se la tecnologia sta apportando significativi cambiamenti nelle modalità di lavoro, la sfida per le aziende è quella di adattarsi a questo nuovo scenario caratterizzato dalla decentralizzazione. E i professionisti dell’information technology devono ora concentrarsi per assicurare che le loro organizzazioni abbiano i sistemi e i processi adeguati per un “ufficio senza confini”. Anche perché non si torna indietro: come sottolinea Arman Eshraghi, Ceo di Qrvey, una piattaforma di business analytics, «il progresso verso la decentralizzazione avvenuto in questo ultimo decennio è stato maggiore rispetto ai precedenti 10.000 anni».

La sfida più impegnativa? Indubbiamente la sicurezza: con un numero crescente di dipendenti che lavorano da remoto, aumentano anche i rischi. Di conseguenza, le aziende stanno dando priorità alla cybersecurity più che mai, con un particolare focus sulla sicurezza delle reti e dei dispositivi utilizzati dai lavoratori in remoto. Secondo il Tech Outlook di Red Hat, nel 2023 i leader IT investiranno più in sicurezza informatica che in innovazione: la sicurezza è diventata la priorità principale per il 44% dei responsabili IT, seguita dall’infrastruttura cloud (36%) e dall’IT/cloud Management (35%). Le misure adottate includono l’utilizzo di una rete privata virtuale (Vpn), l’introduzione dell’autenticazione a due fattori (2FA) o il filtraggio degli indirizzi Media Access Control (Mac).  Anche la sicurezza dei dispositivi è stata rafforzata, grazie all’implementazione di metodi come il single sign-on (Sso), la verifica biometrica e il blocco delle funzionalità dei dispositivi basato su requisiti e autorizzazioni. Entro il 2024, il 30% delle organizzazioni globali sceglierà dispositivi con meno funzionalità, diventando più selettive sulle specifiche che contano.

Nonostante le sfide, la decentralizzazione offre numerosi vantaggi. L’evoluzione tecnologica porta a processi più sicuri ed efficienti, costi inferiori, responsabilità ambientali più elevate e dipendenti più soddisfatti. Ad esempio, l’introduzione dell’automazione intelligente, del software basato su cloud e dell’automazione robotica dei processi (Rpa) nelle operazioni IT supportano l’ottimizzazione continua dei processi, riducono la quantità di tempo che i dipendenti dedicano a compiti ripetitivi e manuali sui dati e portano a significativi risparmi sui costi. Steve Perkins, leader globale per la tecnologia di Grant Thornton, spiega: «Dopo la crisi finanziaria e il Covid-19, le aziende continuano a impegnarsi per ottenere una maggiore efficienza e una migliore produttività. In questa era digitale, le aziende guardano sempre più alla tecnologia per trovare le risposte».

Prendiamo, ad esempio, il caso delle stampanti. Grazie alla consulenza degli esperti e ad un’approfondita analisi iniziale volta a ridefinire le nuove esigenze delle aziende, Brother (www.brother.it) ha aiutato le organizzazioni ad identificare le enormi opportunità offerte dalla decentralizzazione, in termini di risparmio dei costi e sicurezza.

Molte aziende stanno abbandonando le grandi fotocopiatrici A3: nonostante la loro tradizionale versatilità, sono costose da mantenere, spesso ingombranti, e possono causare ritardi nelle attività di stampa quando condivisi da un gran numero di utenti; inoltre, spesso dispongono di specifiche eccessive che vengono raramente sfruttate nelle normali operazioni di stampa quotidiane.

Come alternativa, sempre più aziende stanno scoprendo i vantaggi dell’adozione di soluzioni decentralizzate per la stampa. Queste soluzioni sono progettate per soddisfare le esigenze e i requisiti tecnici di specifici gruppi di utenti, anziché dell’intero ufficio. L’utilizzo di un maggior numero di dispositivi multifunzione di dimensioni più contenute, compresi quelli capaci di stampare in formato A3, consente alle aziende di soddisfare tutte le esigenze di stampa anche quando lo spazio è limitato.

Questo approccio si estende anche agli utenti che lavorano da casa. L’installazione di stampanti conformi alle specifiche delle persone che lavorano da remoto garantisce il massimo ritorno sull’investimento, consentendo ai colleghi di lavorare in modo efficiente anche quando non sono in ufficio. Inoltre, grazie ai servizi di stampa gestita i responsabili IT possono fornire dati documentabili sull’utilizzo delle stampanti a casa, dimostrando così l’efficacia e le prestazioni dell’intero parco stampanti distribuito in diverse sedi.