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In collaborazione con Brother

Il new normal è "new" anche nel printing

Distanziamento sociale e protezione informatica sono i must che hanno rivoluzionato anche l'approccio alla gestione documentale. Ecco come le soluzioni Brother garantiscono efficienza, risparmio e sicurezza

Alessandro Faldoni
Il new normal è "new" anche nel printing

Nel 2020 la pandemia ha cambiato in maniera radicale il modo di vivere e soprattutto di lavorare. In questo contesto anche le aziende sono state obbligate a ridefinire le proprie strategie e a rivedere gli investimenti IT.  Secondo gli analisti di Idc il lavoro ibrido diventerà realtà nel giro di un paio d’anni. Entro il 2022 oltre il 75% delle principali aziende a livello mondiale incrementerà la propria spesa in modelli as-a-service, in quanto avranno incorporato all’interno dell’infrastruttura aziendale estesa anche l’home working. Sempre secondo Idc nel 2023 oltre il 75% delle principali aziende a livello mondiale avrà fornito una parità tecnica a una forza lavoro ibrida by design piuttosto che per circostanza, consentendo ai professionisti di collaborare in tempo reale, anche se a distanza.

La pandemia ha quindi accelerato la transizione al digitale ma non in modo sostanziale e dirompente: per Idc il 69% delle aziende ritiene infatti che il volume totale di pagine stampate dalla propria azienda non cambierà di molto a seguito dell’epidemia di Covid-19. 

Il Balanced Deployment suddivide in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici

E nonostante un forte contrazione della spesa in investimenti IT, Brother si inserisce in controtendenza: nel 2020 è il secondo player nel mercato printing laser A4 con il 24% di quota di mercato con un fatturato in crescita del 59% rispetto all’anno precedente. I fattori determinanti di questo risultato sono stati: l’ampiezza dell’offerta, che ha consentito a Brother di intercettare tutte le esigenze di questo periodo d’emergenza, la domanda trainante di stampanti A4 rispetto all’A3, la costante ed elevata attenzione alla sicurezza dei dispositivi, l’offerta di soluzioni personalizzate per ogni industry e la proposta di soluzioni intelligenti per l’ufficio e per l’home office. In particolare, le macchine Soho (small office, home office) e professionali compatte hanno trovato la giusta collocazione negli "uffici domestici" con la stessa affidabilità e funzionalità che l’utente ha sempre sperimentato in ufficio.  E la pandemia ha portato nelle aziende un vero cambio di paradigma e di visione, costringendo a ridisegnare l’office layout e spingendo verso la digitalizzazione dei processi e un ripensamento dei workflow document, decentralizzando la gestione documentale con stampanti distribuite per garantire la sicurezza. 

L'efficienza tra casa e ufficio

A livello organizzativo sarà inevitabile il passaggio dal WorkPlace, con tutti i lavoratori nello stesso luogo, al WorkSpace, ambito che vede i lavoratori in spazi e in fusi orari differenti. In questo contesto le aziende per ripartire dovranno modificare la cultura organizzativa. La vita in ufficio sarà infatti composta da nuove abitudini, procedure e accorgimenti pensati per tutelare la salute degli impiegati, nel tentativo di minimizzare la probabilità di altri contagi. 

In questa fase il mondo del document management gioca un ruolo importante, perché vanno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il “social distancing” senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali. Una di queste strategie è rappresentata dal Balanced Deployment, che consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe e le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa. A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati. Le stampanti in formato A4 fanno fronte alle nuove esigenze di stampa mettendo insieme velocità, efficienza e sicurezza.

Per supportare ulteriormente le aziende, Brother propone inoltre il servizio in Cloud di Stampa Gestita Pagine+, che garantisce facilità di utilizzo e stabilità di connessione. Pagine+ di Brother è una formula contrattuale con pagamento "a consumo" personalizzabile per durata, livelli di assistenza, volumi di stampa mensili e applicabile ad un’ampia gamma di stampanti e multifunzione Brother da Soho a top di gamma. Si tratta di una soluzione all-inclusive, a partire anche da una singola macchina, che comprende l’assistenza tecnica e la consegna di tutti i consumabili direttamente presso l’utente (ufficio o domicilio privato). I grandi vantaggi del servizio di Stampa Gestita Pagine+ sono il riordino automatico dei consumabili senza la necessità di installare software e il pagamento mensile che si basa sul conteggio delle sole pagine stampate.

L'attenzione alla sicurezza

Anche le stampanti o multifunzione, come gli altri dispositivi di rete, devono essere sicuri: se trascurati, infatti, si rischia di offrire agli hacker una facile porta di ingresso alle informazioni della propria organizzazione. Eppure, secondo Idc ben il 70% delle aziende non ha adottato soluzioni di sicurezza per le stampanti e il 68% delle aziende non considera le periferiche di stampa come una potenziale minaccia alla sicurezza. L’ambito della sicurezza è una tematica centrale a cui Brother può fornire risposte concrete e personalizzate. All’interno dei propri dispositivi, o tramite software opzionali, Brother consente di proteggere i dati, sia in stampa che in archiviazione, monitorando e gestendo i processi con soluzioni avanzate. Grazie alla tecnologia Pull Printing solo gli utenti autorizzati possono ritirare le stampe: i documenti vanno in una coda virtuale sicura e sono stampati solo quando l’utente è pronto al ritiro della stampa ed in prossimità del dispositivo. Il Pull Printing assicura che gli utenti si autentichino sulla stampante e dimostrino di disporre di autorizzazioni adeguate, eliminando il rischio di documenti abbandonati e migliorando la sicurezza. Brother garantisce la massima riservatezza per i documenti in stampa nel rispetto del Gdpr e la protezione dagli attacchi informatici grazie ai linguaggi criptati e alle funzioni di sicurezza.

Ripartire in sicurezza significa anche comunicare a dipendenti, collaboratori e clienti le nuove norme nell’ambiente di lavoro, evidenziandole in modo chiaro e ordinato. E Brother consente anche di creare tutta la segnaletica utile. Le etichette Brother si adattano ad ogni attività e superficie di applicazione grazie alla loro robustezza, flessibilità e versatilità: i nastri e le etichette Brother sono disponibili in un’ampia gamma di colori, stili e dimensioni personalizzabili a piacere. 

www.brother.it

E' una lunga storia...

Oltre 100 anni di innovazione hanno contribuito a rendere Brother l’azienda conosciuta oggi a livello mondiale per l’offerta completa di soluzioni aziendali. Fondata in Giappone nel 1908 come Yasui Sewing Machines Co e in seguito rinominata Brother, la società è presente in oltre 40 Paesi nel mondo. Negli anni Brother è cambiata costantemente per continuare a crescere in un mercato in continua evoluzione, offrendo dai servizi di stampa gestita alle stampanti, dagli scanner alle stampanti per etichette. I prodotti e i servizi di Brother sono progettati per aumentare l’efficienza, accrescere la produttività e promuovere la collaborazione nei luoghi di lavoro

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