Per dedurre le spese di trasporto tramite servizio taxi, la semplice ricevuta del pagamento elettronico non è sufficiente. Questa precisazione è contenuta nella risposta n. 142/2024 dell’Agenzia delle entrate. Infatti, per la deducibilità del costo di trasporto, è necessario un documento giustificativo fornito dal prestatore del servizio, come una ricevuta o una fattura che contenga i dati essenziali della spesa: data, nome del prestatore, percorso e corrispettivo. La contabile del Pos può essere utilizzata a supporto della fattura o della ricevuta, ma da sola non è sufficiente. Questo passaggio spiega meglio la vicenda della manager di Fincantieri che ha chiesto al tassista, al termine di una corsa, di “gonfiare” l’importo della ricevuta relativa alla corsa stessa, cercando di ottenere un documento contabile per lei necessario, benchè mendace. Il video dello scambio di battute tra tassista e manager è finito in Rete qualche giorno fa, provocando il licenziamento di quest’ultima.
La dematerializzazione dei documenti
I documenti giustificativi, come la ricevuta del taxi e la contabile del Pos, possono essere dematerializzati e conservati digitalmente. Questo semplifica la gestione dei processi amministrativi aziendali. È necessario che la contabile del pagamento sia correlata a un giustificativo rilasciato dal prestatore, contenente i dati essenziali della spesa. Una volta dematerializzati e conservati digitalmente, gli originali cartacei possono essere distrutti.
Conformità normativa
La risposta dell’Agenzia delle entrate è stata sollecitata da una società che ha richiesto di valutare la conformità del proprio progetto di dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi delle spese di trasferta alla normativa vigente. La società ha specificato che il progetto si basa su un sistema informatico che crea automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta, partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo tramite un’applicazione installata sullo smartphone aziendale.
Tecnologia Ocr e sicurezza
Questo processo utilizza la tecnologia Ocr, che riconosce automaticamente il nome dell’esercente, la data, l’ora, la città, gli importi e il tipo di giustificativo. La società garantisce che il sistema rispetta i criteri di integrità e immodificabilità, assicurando che il documento caricato non possa essere modificato successivamente dai dipendenti.
La normativa di riferimento
Per la dematerializzazione delle note spese dei dipendenti in trasferta tramite appositi software gestionali, l’Agenzia delle entrate ha chiarito che qualsiasi considerazione deve necessariamente fare riferimento al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, noto come “Codice dell’amministrazione digitale” (Cad), e ai relativi decreti attuativi. La normativa stabilisce che ogni documento informatico di rilevanza fiscale deve possedere caratteristiche fondamentali come l’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità.
Sostituzione dei documenti analogici
Quando questi requisiti sono garantiti, è possibile sostituire i documenti analogici con duplicati informatici digitali, permettendo così una completa dematerializzazione della procedura. In merito alla possibilità di distruggere gli allegati cartacei alle note spese dematerializzate, l’Amministrazione finanziaria ha chiarito che i giustificativi delle spese sostenute hanno natura di documenti analogici originali non unici. Ciò significa che, una volta completata la procedura di conservazione dei documenti in formato elettronico, è possibile procedere alla distruzione degli originali cartacei.
