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Il pessimismo del tesoriere salva l’azienda dai guai

Immaginare il peggior scenario possibile per essere pronti a mitigare gli effetti di un’eventuale crisi sull’equilibrio finanziario: ecco la differenza tra Disaster Recovery Plan e Business Continuity Plan

6 Novembre 2021

Graziano Sabatino
Il pessimismo del tesoriere salva l’azienda dai guai

Una delle tante cose che il passaggio del Covid-19 ha lasciato a noi tesorieri è l’assoluta consapevolezza che i nostri report, dal preventivo di tesoreria al cash flow previsionale, dal budget finanziario al business plan, dovranno assolutamente avere il loro alter ego di scenario “fermo”.

Gli eventi in grado di compromettere la continuità aziendale sono innumerevoli e possono avere cause naturali o dipendere da attività umane: guasti, interruzioni dell’energia elettrica, terremoti, calamità naturali, errori o distrazioni dei dipendenti, furti, sabotaggi, danneggiamenti intenzionali, attacchi informatici etc.

In azienda dovremmo essere sempre più consapevoli su quali e quanti problematiche possa causare il fermo delle attività, soprattutto se prolungato nel tempo. È indubbio che un tale disservizio, oltre a produrre effetti fortemente negativi sotto il profilo economico, legale, d’immagine, farebbe emergere un enorme tematica di sostenibilità finanziaria.

Da qui la necessità per gli imprenditori e i manager aziendali di imparare a prevenire tali imprevisti, attraverso una valutazione dei rischi (Risk Assessment) e la pianificazione strategica delle misure da adottare in caso di eventi interruttivi della c.d. Business Continuity (Business Continuity Plan). In sintesi, l’azienda deve individuare sin da subito gli eventi critici in grado di minacciare la propria sopravvivenza nel tempo e predisporre in anticipo tutte le misure tecniche e organizzative idonee a ristabilire la normalità il più velocemente possibile, anche nel caso di eventi disastrosi in grado di interrompere l’operatività di dati e sistemi necessari per il regolare svolgimento del business (Disaster Recovery Plan).

Per Disaster Recovery Plan (Drp) si intende l’insieme di tutte quelle misure tecniche, logistiche e organizzative predisposte da un’azienda per ripristinare dati, applicazioni e sistemi informatici necessari per l’operatività del business, a seguito di eventi in grado di interrompere il regolare svolgimento dell’attività (erogazione di beni o servizi) o addirittura minacciare la stessa sopravvivenza aziendale. Il Drp è il documento che raccoglie tali procedure e che ogni azienda deve predisporre, aggiornare e custodire con cura per poter fronteggiare in modo opportuno eventuali emergenze informatiche. Affinché l’azienda possa rispondere in modo tempestivo ed efficiente a tali situazioni, il Disaster Recovery Plan deve: i) identificare i dati e i sistemi che sono critici (ovvero, fondamentali) per l’operatività aziendale; ii) classificare i dati e sistemi critici in base al livello di importanza, assegnando ad essi una scala numerica e iii) stabilire un livello accettabile di perdita dei dati (o sistemi), ovvero quanti dati (o sistemi) l’azienda può permettersi di perdere senza compromettere la propria sopravvivenza o rischiare il fermo prolungato delle attività (Recovery Point Objective).

Il Business Continuity Plan è il documento con cui l’azienda stabilisce la strategia operativa da adottare per ripristinare la continuità aziendale in caso di eventi interruttivi, anche minori e non attinenti alla sicurezza IT, come un sovraccarico di corrente, un’azione legale contro l’azienda, un temporaneo cambiamento di sede operativa etc. Il Business Continuity Plan aiuta a gestire correttamente eventi critici in grado di minacciare la sopravvivenza dell’azienda (ente od organizzazione), ripristinando le attività nel più breve tempo possibile. Si tratta quindi di un piano che riassume i costi da sostenere, le attività strategiche da porre in essere e i referenti da coinvolgere per assicurare la continuità di servizi e profitti.

Quindi, all’interno di un tale processo di garanzia della continuità, il Tesoriere ha il suo ruolo a dir poco imprescindibile nel garantire/monitorare incassi e pagamenti e, a monte, nell’avere impostato strumenti in grado di poter essere gestiti in qualsiasi circostanza. Pensiamo ad un sistema di back up dei dati su cloud piuttosto che in locale su propri pc il quale, quest’ultimo, potrebbe essere il motivo di blocco del pagamento degli stipendi, del mancato monitoraggio degli scadenziari clienti e fornitori. In pratica il blocco della catena degli incassi e dei pagamenti. Quindi, rendere l’azienda ancora più vulnerabile e in una difficoltà tale che pregiudichi anche una rapida ripresa delle attività.

Altro compito fondamentale del tesoriere è quello di tramutare in numeri, ovvero, in flussi di cassa lo scenario ipotetico fin qui descritto.

Predisporre report nei quali vengano individuati in maniera esatta i flussi economici e finanziari prospettici su cui l’azienda potrà contare, ovvero, consentire di mostrare come la società intende ripagare i propri debiti, finanziari e commerciali, in qualsiasi scenario. Abbiamo il compito di proteggere il cash-flow!

Il processo di rimozione e di superamento della “crisi” si deve, quindi, concretizzare in un piano che consenta, in tempi ragionevoli, di riprendere l’equilibrio economico e finanziario dell’impresa.

Per mitigare gli effetti della crisi sull’equilibrio finanziario dell’azienda occorre fare tre cose: accurate previsioni sui tempi medi di incasso, sul capitale circolante e sulle esigenze di tesoreria, analizzando attentamente le richieste di riscadenzamento da parte dei clienti nei pagamenti e le richieste di proroghe; stimare l’effettiva e corretta Pfn gestionale, attività importante quanto delicata per duplici ragioni. Sotto il profilo prospettico perché quantifica una prima misura dell’effettivo fabbisogno concordatario in quanto esprime l’effettivo deficit finanziario che si è manifestato fino allo stato di crisi. Sotto il profilo gestionale esprime sinteticamente a consuntivo l’effettivo risultato in termini di assorbimento di cassa. Infine, rivedere la logica dell’utilizzo delle basi dati aziendali al fine di produrre una reportistica in linea con la situazione attuale.

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