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GESTIRE L'IMPRESA - SOLUZIONI

C’è un grande fratello
che fa l’ufficio più sicuro

L’utilizzo condiviso di dispositivi è fonte di possibile contagio. Ma le soluzioni Brother di “balanced deployment” permettono di “prenotare” le stampe ed eseguirle da remoto in totale sicurezza

Davide Passoni

Negli ultimi mesi, il lockdown ha costretto le persone a cambiare radicalmente il proprio modo di vivere e di lavorare. La maggior parte dei lavoratori ha infatti adottato per la prima volta la modalità dello smart working, che rappresenta un nuovo approccio al modo di operare e di collaborare all’interno delle aziende piccole e grandi, degli enti pubblici e di numerose altre attività produttive. Grazie all’ausilio di strumenti tecnologici adeguati, lo smart working ha permesso a moltissimi professionisti di essere produttivi, connessi e digitali nonostante la situazione di emergenza. Questi strumenti tecnologici non sono però solo laptop, computer fissi, smartphone o tablet: anche le stampanti rivestono un’importanza fondamentale per migliorare la produttività di impiegati e professionisti.

In un qualsiasi ciclo di vita aziendale, il mantenimento di un archivio documentale è sempre stato uno dei processi chiave per le attività di business e amministrative; anche da remoto, le stampanti rappresentano un complemento indispensabile per tutti i professionisti che operano da casa e per cui i processi di stampa hanno una valenza fondamentale. Lo sanno bene i player più importanti del settore, come Brother.

Ora che l’allentamento delle restrizioni lo permette, nonostante la seconda ondata di Covid faccia sentire i propri effetti, molti lavoratori sono tornati in ufficio dopo diverso tempo, magari non a tempo pieno, magari non cinque giorni su sette, ma hanno ripreso a vivere uno spazio lavorativo comune e condiviso. Rientrando, ci si rende conto del fatto che nulla, però, sarà più come prima. Per ripartire a pieno regime è infatti necessario modificare la cultura organizzativa sulla quale era impostata la vita di ufficio fino alla scorsa primavera. Questa nuova vita sarà infatti composta da nuove abitudini, procedure e accorgimenti pensati per tutelare la salute delle persone, minimizzando la probabilità di altri contagi.

In questa fase, il mondo del document management gioca un ruolo importante, perché vanno studiate strategie mirate a mantenere il distanziamento, senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali. Pensiamo per esempio a quante volte capita di trovare molte persone davanti a una stampante condivisa, spesso una stampante A3, verso la quale ciascuno di questi colleghi ha lanciato delle stampe, mettendosi pazientemente ad aspettare che esca dalla coda. Distanziamento difficile, passaggio di mani diverse sulle stesse superfici, via vai continuo: insomma, tutto ciò che non si dovrebbe fare per evitare il diffondersi del terribile coronavirus. È quindi vitale applicare strategie di distanziamento, una delle quali consiste nel cosiddetto balanced deployment.

Questo particolare approccio alla gestione documentale punta a suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. È uno dei punti strategici attraverso i quali Brother aiuta imprese e professionisti a gestire in sicurezza il processo di produzione e gestione documentale nel periodo del cosiddetto new normal. Grazie al balanced deployment si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe e soprattutto si evitano le code che si creano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità solo di effettuare la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe lanciate dai colleghi e viceversa. A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati.

Il software Secure Print+ permette di stampare documenti riservati grazie all’autenticazione univoca da pin o card nfc

Le stampanti in formato A4 proposte da Brother per far fronte alle nuove esigenze di stampa uniscono velocità, economicità e sicurezza. Quest’ultima è garantita da soluzioni software come Secure Print+, che consente di stampare documenti riservati con elevata sicurezza e che, grazie all’autenticazione da Pin o card Nfc, risolve anche il problema dei documenti lasciati incustoditi. Il controllo e il monitoraggio centralizzato delle unità dà anche la possibilità di minimizzare i fermi macchina, gli interventi sul posto e di aumentare la produttività degli uffici.

Le stampanti A4 di Brother sono compatte e versatili e hanno le stesse funzionalità di una stampante A3. A differenza di quest’ultima, però, una stampante A4 può essere posizionata su un mobiletto accanto alla scrivania della persona o anche stand alone, limitando gli spostamenti all’interno dell’azienda, da ufficio a ufficio o all’interno dell’ufficio stesso. Le prestazioni assimilabili a quelle di una stampante A3 si ritrovano così in dispositivi compatti, robusti e performanti, in grado di garantire stampe di alta qualità in tempi ridotti, funzionalità avanzate anche da dispositivi smart, servizi di cloud printing e display integrato per una migliore gestione e compatibilità con la rete aziendale. In sostanza, queste stampanti soddisfano tutte le esigenze della vita d’ufficio per garantire risultati efficienti: dalla diversificazione del lavoro ai punti di scansione dedicati, fino al numero limitato di persone connesse alla stampante stessa.

In tutto questo, oltre ad abbassare notevolmente la possibilità di contatto e di contagio tra i colleghi, l’attuazione corretta e costante della strategia di balanced deployment ha anche degli effetti non trascurabili in termini di contenimento dei costi e di migliore efficienza. Sebbene la convenienza sia sicuramente un fattore importante, il vantaggio più grande è proprio dato da un aumento della produttività, che si aggiunge al fatto di inserire le persone all’interno di un ambiente sicuro, creando così le condizioni ottimali per la ripresa del business. Ottimizzare in questo modo l’ambiente di lavoro significa dunque dotarlo del giusto numero di dispositivi di stampa e di imaging, con un effetto positivo a cascata sui costi associati al supporto, ai materiali di consumo e alla manutenzione dell’hardware.

Si tratta di vantaggi ben quantificabili. Secondo un white paper di Idc, l’applicazione della strategia di balanced deployment fa registrare per l’azienda un risparmio medio del 23%, così suddiviso: -40% dei costi di supporto IT; -25% dei costi legati al materiale di consumo; -20% per le spese di riparazione dell’hardware: -10% dei costi di installazione; -5% di dispositivi hardware installati negli uffici e negli spazi comuni.

L’applicazione del balanced deployment è dunque una strategia win-win, vantaggiosa sia per chi lavora, sia per l’impresa. Attenzione però: per adottarlo, è necessario avere il corretto mindset, perché per l’azienda si tratta davvero di una piccola, grande rivoluzione. Storicamente, infatti, i dispositivi di stampa e imaging sono sempre stati collocati nel punto più conveniente per la macchina, non per coloro che avevano bisogno di usarla, il balanced deployment colloca invece le stampanti nelle posizioni più convenienti per tutti coloro che hanno bisogno di usarle.

È inconsueto aspettarsi che le persone si adattino a una macchina, piuttosto che il contrario, mentre sono invece le persone a venire prima di tutto. Questo è il principio alla base dell’approccio del balanced deployment e della filosofia con la quale Brother, grazie ai suoi device, offre un aiuto concreto per ripartire in azienda.


https://www.brother.it/

nuove-esigenze-di-stampa

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