La mole di documenti cartacei che le piccole e medie imprese italiane trasmettono nel corso delle loro attività ha un costo medio di 3.400 euro. sono 630 infatti – contro i 570 della media europea – le carte che vengono spedite ogni anno (1,7 al giorno) da un’azienda del segmento Pmi. E lo studio messo a punto da Yousign – una delle principali piattaforme SaaS di firma elettronica e gestione documentale in Europa, fondata nel 2013 e attiva in Francia, Germania, Italia e Polonia – non tiene conto delle grandi industrie e delle multinazionali.

 Italia penultima per prezzi e tempi di spedizione

«Un enorme spreco di carta, tempo e denaro che con l’utilizzo della tecnologia e degli strumenti digitali che abbiamo a disposizione, come la firma elettronica, si potrebbe arginare facilmente» commenta Fabian Stanciu, Country Manager Italia e Head of International di Yousign che tra i suoi obiettivi ha proprio quello di dematerializzare interamente milioni di documenti in Italia entro il 2023. L’azienda – che vanta 10 mila clienti e oltre 3 milioni di firmatari mensili ed è considerata la scale-up di firma elettronica con le migliori prestazioni in Europa – ha monitorato e analizzato i prezzi e i tempi di spedizione per la posta raccomandata standard ed espressa di tutti i fornitori di servizi postali nazionali nei 27 Paesi dell’UE, stilandone una classifica, che per alcuni Paesi, tra cui l’Italia, non è particolarmente lusinghiera.

Infatti, mentre Germania, Austria, Paesi Bassi, Portogallo, Belgio, Cipro e Malta guidano la classificadichiarando il recapito della raccomandata con consegna standard entro un giorno, agli antipodi chiude la classifica il servizio postale della Romania con 5 giorni per il recapito, ma non va di certo meglio per l’Italiache è al penultimo posto con 4 giorni per far arrivare a destinazione una raccomandata standard.

In digitale un contratto si firma in 15 minuti

«La spedizione per posta cartacea di un documento è quello che noi chiamiamo “collo di bottiglia”, ovvero quella fase di lavoro che crea una congestione dei flussi lavorativi e provoca ritardi, spesso a catena nei processi produttivi, che essi siano beni o servizi – spiega ancora Fabian Stanciu – la digitalizzazione è indubbio che gioca un ruolo importante perché ci consente di fare le cose più velocemente, meglio e anche in numero maggiore».

«La firma di un contratto, per esempio – aggiunge – può richiedere molto tempo, se effettuata in modo classico con firma a mano: per farlo richiede la stampa dello stesso, la firma del responsabile e la spedizione al destinatario. A questo punto il foglio viene controfirmato, scansionato in tutte le pagine, conservata una copia del contratto e spedito di nuovo per posta. Il tutto in media richiede 15 giorni lavorativi, mentre con la firma elettronica, è possibile non solo inviare un documento in modo istantaneo al destinatario ma farlo firmare in modo sicuro, protetto e legalmente vincolante in meno di 15 minuti e con un costo a documento di soli 50 centesimi».

Raccomandata, in Bulgaria costa 0,79 €, da noi 5,40

Altro capitolo riguarda i prezzi delle spedizioni che variano notevolmente da Paese a Paese. Lo scettro di servizio più economico va alla Bulgaria, dove il fornitore di servizi addebita 79 centesimi per lettera raccomandata. Segue la Lituania dove la spedizione è leggermente più costosa con 1,25 euro. Chiude il podio al terzo posto la Polonia con 1,37 euro. In fondo alla classifica, i Paesi più costosi risultano essere la Danimarca, con ben 12,90 euro, la Svezia con 9,69 euro e la Finlandia a 9 euro. L’Italia risale qualche posizione rispetto alla classifica dei giorni di consegna e si piazza al 21° posto con 5,40 euro per ogni raccomandata standard spedita.

Va leggermente meglio per le spedizioni nel Bel Paese se si opta per la spedizione espressa che al costo di 7,30 euro (poco meno della media europea) garantisce il recapito in un giorno. In questo caso il servizio postale italiano occupa la 18° posizione, in una classifica che vede ancora la Bulgaria come Paese più economico con 97 centesimi, mentre diventa molto oneroso per le aziende danesi e olandesi che chiudono la classifica rispettivamente con 19,48 euro e 24,80 per una spedizione espressa.

Le aziende sprecano il 3% delle entrate in carta 

«Parlando di spreco di soldi, una ricerca Gartner ha calcolato come fino al 3% delle entrate di un’azienda venga speso, o meglio buttato, per la carta – conclude Fabian Stanciu di Yousign – Una vera e propria montagna di carta che poi una volta archiviata, nell’80% dei casi, non verrà mai più presa in considerazione. Senza considerare il costo delle stampanti, e della loro manutenzione, i toner e le cartucce e in ultimo lo spazio che occupa e che può arrivare a far spendere a un’azienda fino a 120 mila euro l’anno».