Nel 2025 la fiscalità delle trasferte torna al centro della gestione del personale, tra semplificazioni operative e nuovi paletti di compliance. Con la circolare n. 15/E l’Agenzia delle Entrate mette ordine nelle modifiche introdotte dalla Legge di bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) sul trattamento fiscale delle indennità di trasferta o missione – con effetti che toccano lavoro dipendente, autonomo e impresa – e chiarisce quando i rimborsi restano “fuori” dal reddito imponibile e quando, invece, serve passare obbligatoriamente da pagamenti tracciabili.
L’uso dell’auto privata
Il primo punto, per aziende e dipendenti, riguarda l’uso dell’auto privata: escono dal reddito imponibile i rimborsi riconosciuti per trasferte e missioni anche all’interno del territorio comunale, a condizione che le spese siano “comprovate e documentate”. La novità è che, per i rimborsi di viaggio e trasporto in ambito comunale, la norma elimina il vincolo dei documenti “provenienti dal vettore”: in altre parole, non è più necessario appoggiarsi esclusivamente a titoli o attestazioni rilasciate da chi eroga il servizio di trasporto, purché la spesa sia comunque dimostrabile con documentazione idonea.
Il rimborso chilometrico
Nel perimetro dell’esclusione dall’imponibile rientra quindi anche il rimborso chilometrico per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le tabelle Aci, pure quando la trasferta si svolge dentro i confini del Comune. La disciplina – precisa la circolare – si applica anche ai rimborsi erogati nel 2025 ma riferiti a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente. Restano inoltre fuori dal reddito imponibile i rimborsi delle spese di pedaggio (se documentate) e quelli legati a parcheggi.
Vitto e alloggio
Accanto alla semplificazione sui rimborsi di trasporto “comprovati e documentati”, arriva però la parte più stringente: la tracciabilità. La circolare, richiamando anche il decreto fiscale (Dl n. 84/2025), chiarisce che dal 1° gennaio 2025 i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto resi tramite autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se le spese sono sostenute con mezzi di pagamento tracciabile. La condizione vale sia per trasferte dentro il Comune sia fuori, e si estende anche ai casi in cui il trasporto sia acquistato tramite “piattaforme di mobilità”. Non tutto, però, rientra nell’obbligo: continuano a restare fuori dalla condizione di tracciabilità le spese di viaggio e trasporto effettuate con mezzi diversi da taxi e NCC – come autobus, treni, aerei e navi – e, soprattutto, i rimborsi erogati sotto forma di indennità chilometrica.
